✅ Включение условного ввода данных в Excel с помощью проверки данных

Содержание

Условный ввод данных в Excel с использованием проверки данных

Excel - это больше, чем инструмент для ввода данных. Но если вы говорите только о вводе данных в Excel, это чертовски хорошо. Используя проверку данных, вы можете включить ввод данных в ячейку (я) на основе заранее определенного условия.

Условный ввод данных в Excel с использованием проверки данных

Вот несколько примеров правил условного ввода данных:

Разрешить ввод данных только из предварительно определенного списка (с использованием раскрывающихся списков).
Разрешить ввод данных только при заполнении указанных ячеек.
Разрешить ввод DATE только между двумя указанными датами.

Вы также можете комбинировать несколько условий для создания правила ввода данных.

Этот тип условного ввода данных в Excel можно выполнить с помощью функции проверки данных в Excel. Он может разрешить ввод данных в указанные ячейки только при соблюдении указанных условий, иначе будет отображаться ошибка.

Разрешить ввод данных из предварительно определенного списка

Вы можете ограничить выбор пользователя из списка, создав раскрывающийся список. Например, предположим, что у вас есть список стран, показанный ниже, и вы хотите разрешить ввод только одного из этих имен в ячейку C1:

Вы можете создать раскрывающийся список, который ограничит записи только теми, которые упомянуты в списке. Если вы попытаетесь ввести любую другую текстовую строку, отобразится ошибка (как показано ниже):

Вот как можно создать раскрывающийся список:

Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить раскрывающийся список. В этом примере это ячейки C1.
Перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
В диалоговом окне проверки данных выберите вкладку настроек и внесите следующие изменения:
- Разрешить: список
- Источник: $ A $ 1: $ A $ 6 (вы можете использовать диапазон, в котором у вас есть данные).
- Игнорировать пустое поле: отмечено (снимите этот флажок, если не хотите, чтобы пользователь вводил пустое поле).
- Раскрывающийся список в ячейке: установлен (это позволит включить раскрывающееся меню).

Это создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке.

Теперь вы можете либо выбрать их из выпадающего списка, либо вручную ввести в него данные. Если вы введете какие-либо данные, отличные от исходных, отобразится ошибка.

ОСТОРОЖНОСТЬ: Если вы скопируете и вставите поверх ячейки, в которой есть правила проверки данных, правила проверки данных исчезнут.

Ввод данных при заполнении зависимой ячейки

Это может быть тот случай, когда вы хотите, чтобы пользователь последовательно завершил заполнение формы / анкеты / опроса.

Допустим, у меня есть что-то, как показано ниже:

В этом наборе данных я хочу, чтобы пользователь сначала ввел имя (имя и фамилию являются обязательными), а затем перешел к заполнению даты. Если пользователь пропускает ввод имени, я хочу показать ошибку (как показано ниже):

Это легко сделать с помощью проверки данных. Сделать это:

Выберите ячейку, к которой вы хотите применить это условие. В приведенном выше примере это ячейка B5.
Перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
В диалоговом окне проверки данных выберите вкладку настроек и внесите следующие изменения:
- Разрешить: Пользовательский
- Формула: = И ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
- Игнорировать пустое поле: не отмечено (убедитесь, что этот флажок не установлен, иначе это не сработает).

В этом случае мы использовали функцию И, которая проверяет, были ли уже заполнены как B1, так и B3. Если нет, то показывает ошибку.

ОСТОРОЖНОСТЬ: Если вы скопируете и вставите ячейку, в которой есть правила проверки данных, правила проверки данных исчезнут.

Дата въезда между двумя указанными датами

Есть встроенная функция проверки данных, которая позволит вам это сделать. Вы можете указать верхний и нижний пределы даты, и если пользователь вводит дату, выходящую за пределы этого диапазона, он / она получит сообщение об ошибке.

Сделать это:

Выберите ячейку, к которой вы хотите применить это условие. В приведенном выше примере это ячейка B5.
Перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
В диалоговом окне проверки данных выберите вкладку настроек и внесите следующие изменения:
- Разрешить: Дата
- Данные: Между
- Дата начала: введите здесь дату начала (любая дата, предшествующая этой дате, не принимается).
- Дата окончания: введите здесь дату окончания (любая дата после этой даты не принимается).

Вы также можете использовать ссылку на ячейку или формулу, чтобы указать дату. Например, вы можете использовать функцию СЕГОДНЯ () в качестве одного из ограничений даты (если вы хотите установить нижний предел для текущей даты).

Поскольку Excel хранит даты в виде чисел, вы также можете использовать числа вместо дат. Например, вместо 01-01-2015 вы также можете использовать номер 42005.

Условия ввода нескольких данных

Вы также можете комбинировать несколько условий. Например, предположим, вы хотите ввести дату в ячейку B5 со следующими условиями:

Имя и Фамилия уже введены пользователем.
Введена дата между 01.01.2015 и 10.10.2015.

Сделать это:

Выберите ячейку, к которой вы хотите применить это условие. В приведенном выше примере это ячейка B5.
Перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
В диалоговом окне проверки данных выберите вкладку настроек и внесите следующие изменения:
- Разрешить: Пользовательский
- Формула: = И ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
- Игнорировать пустое поле: не отмечено (убедитесь, что этот флажок не установлен, иначе это не сработает)