Позвольте мне рассказать вам самую короткую историю ужасов.
Ошибка Excel!
Представьте, что вы работаете над этим срочным отчетом или этой чрезвычайно важной информационной панелью, где вы проделали такую фантастическую работу. Вы гордитесь собой и тем тяжелым трудом, который вы вложили в это.
Но вы забыли ключевой шаг.
Вы не сохранили файл Excel (ах !!!)
Хорошо, позвольте мне сократить драматизм и сразу перейти к делу.
Excel имеет тенденцию к сбою, особенно когда вам это не нужно. Каким-то образом это происходит в самый неподходящий момент (не то чтобы для этого было подходящее время).
В таком случае единственный вариант - попытаться восстановить несохраненные файлы Excel.
В некоторых случаях боги Excel будут улыбаться вам, и вы получите файл, а в некоторых случаях - нет.
В этой статье я поделюсь всем, что нужно знать о восстановлении несохраненных файлов Excel. Я также покажу вам меры предосторожности и превентивные меры, которые вам необходимо предпринять.
И если вы хотите быть абсолютно уверены, что ничего не пойдет не так, я также поделюсь кодом VBA, который будет сохранять копию вашего файла Excel с меткой времени всякий раз, когда вы сохраняете существующий файл.
Давайте начнем!
Все возможные способы восстановления несохраненных файлов / данных Excel
Excel (и даже Windows) очень непредсказуем. Он может аварийно завершить работу в любое время, а вместе с ним и ваши файлы Excel.
Это плохая ситуация …
… Но есть способы решить эту проблему.
В Excel есть несколько функций, которые в некоторых случаях могут помочь вам восстановить несохраненные файлы или данные Excel.
Вот три сценария, в которых встроенные проверки Excel могут помочь вам восстановить файлы / данные:
- Вы работаете с новым файлом (который еще не сохранили), и ваша система / Excel дает сбой.
- Вы обновили файл, который был сохранен ранее, и Excel дает сбой, прежде чем вы сможете его сохранить.
- Вы допустили ошибку и сохранили изменения, но теперь хотите вернуться к предыдущей версии.
Давайте посмотрим, как решить каждую из этих проблем.
Восстановить новый несохраненный файл Excel (который никогда не сохранялся)
Если вы работаете над чем-то и Excel дает сбой (или сбой вашей системы), вы все равно можете восстановить этот несохраненный файл.
Примечание. Этот метод работает, поскольку в Excel есть встроенные функции автосохранения и автосохранения. По умолчанию он включен, поэтому вы сможете использовать эти методы для восстановления файлов. Если он не включен, вам нужно будет сделать это, чтобы использовать эти функции. О том, как включить автосохранение и автосохранение, рассказывается далее в этой статье.Ниже приведены шаги по восстановлению несохраненного файла Excel:
- Откройте новую книгу Excel.
- Перейдите на вкладку «Файл».
- Нажмите "Открыть".
- Нажмите на опцию Недавняя книга (она находится в верхнем левом углу).
- Нажмите кнопку «Восстановить несохраненные книги», которая находится внизу.
- В открывшемся диалоговом окне прокрутите список несохраненных книг и откройте нужную.
- Сохраните файл (используя опцию «Сохранить как») под другим именем в любом месте по вашему выбору.
По умолчанию Excel сохраняет копии всех несохраненных файлов в следующем месте:
C: \ Пользователи \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles
В указанном выше адресе вам необходимо заменить [YourSystemName] на имя вашей системы (в моем случае это «Sumit»).
Вы также можете перейти непосредственно в эту папку (где сохраняются несохраненные копии файлов Excel), открыв любой браузер и скопировав в него адрес (вместо URL-адреса).
Когда вы откроете любой файл из этой папки, вы увидите панель уведомлений, в которой вам будет предложено сохранить его.
Нажмите на него и сохраните в новом месте с именем по вашему выбору.
Примечание. По умолчанию все восстановленные несохраненные файлы имеют формат «XLSB». При сохранении убедитесь, что вы сохраняете его в желаемом формате.С помощью этого метода вы можете восстановить файлы, которые вы создали, но никогда не сохраняли.
Восстановить обновленные файлы Excel (предыдущая версия была сохранена)
Этот метод можно использовать для файлов, которые вы сохранили ранее, и произошел сбой Excel (или сбой системы или отключение питания), когда вы работали с ним.
Таким образом, у вас все еще есть ранее сохраненный файл, но вы потеряли внесенные изменения.
Ниже приведены шаги для восстановления обновленного файла Excel:
- Откройте любую существующую книгу Excel.
- Как только он откроется, вы увидите панель восстановления документа, в которой перечислены все несохраненные файлы. Щелкните любое имя файла, чтобы загрузить данные.
- Когда вы получите нужные данные, сохраните файл под другим именем.
Кроме того, вы также можете открыть приложение Excel, и вы увидите параметр «Показать восстановленные файлы» (как показано ниже).
Вы можете щелкнуть по нему, и откроется та же панель восстановления документов.
Восстановить перезаписанные файлы Excel / ранее сохраненную версию (из Excel)
Хотя в двух вышеупомянутых методах вы можете обвинить Excel или Windows в сбое или отключении питания, этот полностью зависит от вас.
Это тот случай, когда у вас есть сохраненный файл Excel, вы обновляете данные и снова сохраняете их.
Но в конечном итоге вы вносите некоторые изменения, которые сейчас не хотите (со мной такое случается часто).
Что вам действительно нужно, так это вернуть предыдущую версию.
Хотя вы не можете вернуться в жизнь и исправить свои ошибки (если, конечно, у вас нет машины времени), вы можете сделать это в чудесном мире таблиц Excel.
В Excel 2010 и более поздних версиях Excel имеет встроенную функцию, которая поможет вам получить предыдущие версии.
Ниже приведены шаги для возврата к предыдущей версии Excel (даже если вы обновили и сохранили ее):
- Щелкните вкладку Файл.
- На странице информации нажмите «Управление книгой», вы найдете все предыдущие версии этого файла.
- Нажмите на версию, которую хотите восстановить.
- Сохраните файл (желательно с новым именем).
Когда вы выбираете ранее сохраненную версию и открываете ее, Excel покажет вам подсказку, как показано ниже. Вы можете нажать «Восстановить», чтобы получить предыдущую версию, которую вы выбрали, или сохранить ее как новый файл с другим именем.
Обратите внимание, что для того, чтобы это сработало, вам необходимо убедиться, что опция автосохранения включена. Хотя обычно он включен по умолчанию, вы можете проверить и убедиться в этом. Я расскажу, как включить автоматическое восстановление, позже в этом руководстве.
Когда дело доходит до восстановления несохраненных файлов или данных Excel, можно использовать три встроенных параметра Excel.
Другой способ (который я настоятельно рекомендую) - сохранить файлы в облаке (OneDrive или DropBox). Это избавляет от многих забот, поскольку облачные сервисы сохраняют предыдущие версии ваших файлов.
Восстановить перезаписанные файлы Excel / ранее сохраненную версию (из облака - OneDrive / DropBox)
Если у вас есть привычка сохранять файлы Excel в облаке - с помощью таких сервисов, как OneDrive или DropBox, вам не нужно полностью полагаться на Excel, чтобы восстановить несохраненные файлы или потерянные данные.
Эти облачные сервисы также сохраняют предыдущие версии ваших файлов Excel.
Позвольте мне показать вам, как получить предыдущие версии из OneDrive и DropBox. Я уверен, что таких сервисов с такой функциональностью должно быть гораздо больше.
Получение предыдущей версии файла Excel из OneDrive
Чтобы получить предыдущую версию файла Excel, щелкните правой кнопкой мыши текущую версию в Onedrive и выберите «История версий».
Это откроет файл, и вы увидите все предыдущие версии файла на панели слева.
Щелкните нужную версию. Он покажет вам содержимое файла, а также даст вам возможность загрузить этот файл или восстановить его.
Получение предыдущей версии файла Excel из DropBox
Как и OneDrive, DropBox также хранит предыдущие версии файлов Excel, которые вы можете просмотреть и загрузить.
Чтобы получить предыдущие версии, перейдите к файлу на веб-портале Dropbox и щелкните три точки рядом с файлом, для которого вы хотите просмотреть предыдущие версии.
Нажмите на опцию «История версий».
Это покажет вам все версии этого файла. Вы можете открыть и загрузить эту версию из DropBox.
Если вы установили папку DropBox в своей системе и храните там свои файлы, вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши по любому из файлов и выбрать «История версий».
Это приведет вас к веб-версии DropBox, где вы сможете увидеть и загрузить все версии файла.
Меры предосторожности для обеспечения простого восстановления несохраненных файлов
Хотя в Excel есть некоторые настройки по умолчанию, которые гарантируют, что у вас есть хорошие шансы на восстановление файлов Excel, все же рекомендуется убедиться, что все включено.
Включить автосохранение и автосохранение
Чтобы Excel автоматически сохранял ваши файлы и отображал параметры восстановления, вам необходимо включить их.
Хотя он должен быть включен по умолчанию, в противном случае вы можете сделать это вручную.
Ниже приведены шаги для включения функций автосохранения и автосохранения в Excel:
- Перейдите на вкладку «Файл».
- Нажмите "Параметры".
- В диалоговом окне "Параметры Excel" нажмите "Сохранить" (оно находится на левой панели диалогового окна).
- Убедитесь, что включены следующие настройки (как показано ниже).
Позвольте мне быстро объяснить, что означают эти параметры:
- Сохраняйте информацию автосохранения каждые X минут: Эта опция гарантирует, что ваши файлы будут сохраняться каждые 5 минут (или любое другое значение времени, которое вы укажете здесь). По умолчанию это 10 минут, я изменил его на 5 минут. Вы можете уменьшить это количество, если хотите.
- Оставьте последнюю версию с автоматическим восстановлением, если я закрою без сохранения: Это гарантирует, что в случае сбоя Excel / системы или закрытия файла без сохранения будет сохранена версия, которую можно будет восстановить автоматически.
- Расположение файла автосохранения: Это место по умолчанию, в котором сохраняются автоматически восстановленные файлы. Вы можете изменить это, если хотите.
Примечание. Если у вас есть огромный файл с множеством формул и диаграмм, сохранение его каждые 5 минут приведет к перерасчету и возможному зависанию системы. Если вы этого не хотите, вы можете выбрать более длительную продолжительность (или изменить режим расчета на ручной).
Автоматическое создание резервной копии сохраненного файла Excel
В то время как параметры автосохранения и автоматического восстановления полезны, когда вы забываете сохранить файлы и система дает сбой, автоматическое резервное копирование - это то, что создает копию файла всякий раз, когда вы его сохраняете.
Например, если я работаю с файлом с именем Test.xlsx и сохраняю его в папке, это автоматически создаст копию с именем «Backup of Test.xlk».
Теперь, когда я сохраняю тестовый файл, все изменения также сохраняются в резервной копии.
Это может быть полезно, если вы вносите некоторые изменения в сохраненный файл и хотите отменить их. В этом случае вы можете использовать резервную копию.
Или, если ваш файл выйдет из строя или будет поврежден, у вас будет резервная копия, в которой будет последний сохраненный контент.
Ниже приведены шаги, чтобы включить функцию автоматического резервного копирования для книги:
- Щелкните вкладку Файл.
- Нажмите "Сохранить как".
- Нажмите «Обзор», чтобы открыть диалоговое окно «Сохранить как».
- В диалоговом окне «Сохранить как» выберите параметр «Инструменты» (он находится в правой нижней части диалогового окна).
- Щелкните «Общие параметры».
- В диалоговом окне «Общие параметры» установите флажок «Всегда создавать резервную копию».
- Щелкните ОК.
- Сохраните файл в желаемой папке / месте.
Теперь всякий раз, когда вы сохраняете этот файл, будет сохраняться его точная копия с префиксом «Резервная копия».
Вот несколько важных вещей, которые вам нужно знать об использовании этой функции автоматического резервного копирования в Excel:
- Это настройка уровня книги. Это означает, что если вы включите его для одной книги, он будет работать только для этой книги. Если вы хотите, чтобы он работал и для других, вам придется вручную включить его.
- Это отличается от параметров автосохранения и автосохранения. Это независимые настройки, и их настройка не влияет на другие. Таким образом, у вас может быть книга, в которой работают функции автоматического восстановления, автосохранения и автоматического резервного копирования.
- Файл резервной копии сохраняется с расширением .XLK. Это расширение для файлов резервных копий, и вы можете увидеть подсказку при открытии этого файла. Просто нажмите Да, и откроется файл резервной копии.
- Файл резервной копии всегда на одну версию позади вашего основного файла (кроме первого сохранения). Например, если вы создадите новый файл и включите в нем резервное копирование, внесете некоторые изменения и сохраните его. Это сохранит новый файл, а также его резервную копию. На этом этапе оба файла (основной файл и резервная копия) будут абсолютно одинаковыми. Теперь, если вы внесете некоторые изменения в основной файл и сохраните его один раз, он не будет сохранен в файле резервной копии. Но если вы сохраните его снова, это также будет сделано в файле резервной копии.
Автоматическое сохранение копии книги Excel с отметкой времени
Хотя все методы, рассмотренные до сих пор, основаны на встроенных функциях Excel, вы также можете использовать короткий код VBA, чтобы никогда не потерять свою работу.
С кодом VBA вы сохраняете копию файла Excel с отметкой времени, как только сохраните ее (или закроете).
Это гарантирует, что у вас всегда будут все предыдущие версии, и вы сможете вернуться и восстановить файл, если что-то испортило. Кроме того, поскольку они имеют отметку времени, вы можете легко найти, какая версия вам нужна (или где вы напортачили).
Ниже приведен код, который создаст копию книги с отметкой времени, как только вы ее сохраните:
Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (теперь" дд-мм-гггг чч: мм: сс ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub
Обратите внимание, что вам необходимо указать расположение папки, в которой вы хотите сохранить резервные копии (измените путь, выделенный жирным шрифтом в приведенном выше коде).
Это может означать, что в конечном итоге у вас будет много копий, но это может оказаться огромным спасением, когда вы работаете над критически важными проектами.
Вы можете использовать аналогичный код для сохранения копии перед закрытием книги (вместо сохранения копии при каждом сохранении).
Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (теперь "дд-мм-гггг чч-мм-сс") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub
Вам нужно поместить этот код в окно кода ThisWorkbook.
Для этого откройте редактор VB (сочетание клавиш - ALT + F11) и дважды щелкните объект This Workbook в проводнике проекта.
Восстановление поврежденных файлов Excel
Если вы обнаружите, что у вас поврежден файл Excel, вы можете сделать несколько вещей.
Прежде всего, вы можете использовать функцию восстановления, встроенную в Excel.
Ниже приведены шаги по восстановлению поврежденного файла путем его исправления:
- Откройте приложение Excel.
- Нажмите «Файл», а затем нажмите «Открыть» (или используйте сочетание клавиш Control + O).
- Щелкните кнопку Обзор.
- В открывшемся диалоговом окне выберите файл, который был поврежден.
- Нажмите на маленький направленный вниз треугольник на кнопке «Открыть» (как показано ниже).
- Нажмите "Открыть и восстановить".
- Excel покажет вам подсказку, как показано ниже. Щелкните Ремонт.
Если вам повезет, все пройдет гладко, и вы сможете восстановить данные из поврежденного файла.
Если вариант восстановления не работает, выполните указанные выше действия до шага 5, а затем вместо «Восстановить» нажмите «Извлечь данные». Excel спросит вас, хотите ли вы «Преобразовать в значения» или «Восстановить формулы».
Вы можете попробовать использовать тот вариант, который вам подходит. Excel попытается извлечь как можно больше данных и создаст новую книгу с извлеченными данными.
Если это тоже не сработает. вам, возможно, придется полагаться на сторонние инструменты для восстановления поврежденных файлов Excel.
