Обзор таблицы Excel - скрытое сокровище

Таблица Excel, вероятно, одна из самых недооцененных функций Excel. Его очень легко понять, и он имеет много преимуществ перед обычными табличными данными в Excel.

Это упрощает пользователю управление данными, если они представлены в табличном формате. Просто преобразовав диапазон данных в таблицу, вы сможете использовать множество функций, которые сделают вашу работу очень простой (я подробно расскажу об этих функциях ниже в этой статье).

Создание таблицы Excel

Если у вас есть данные в табличном формате на листе, вот шаги, чтобы преобразовать их в таблицу Excel.

• Выберите весь набор данных.
• Перейдите на главную -> Форматировать как таблицу.

• Выберите любой из предварительно определенных форматов.

• В диалоговом окне «Форматировать как таблицу» убедитесь, что выбран правильный диапазон. Если в вашей таблице есть заголовки, не снимайте флажок. Если у ваших данных нет заголовков, excel автоматически вставляет заголовки с общим именем Column 1, Column 2 и т. Д.

• Щелкните ОК.

ПОДСКАЗКА: Гораздо более быстрый способ сделать это - выбрать любую ячейку в наборе данных и использовать Сочетание клавиш - Ctrl + T. Это напрямую откроет диалоговое окно «Формат как таблица».

Когда ваши табличные данные преобразуются в таблицу Excel, ваши данные будут выглядеть, как показано ниже:

Обратите внимание, что некоторые изменения автоматически происходят с вашими данными:

• Теперь в данных есть строки с полосами
• Заголовок закрашен другим цветом
• Фильтры данных включены (обратите внимание на стрелку, указывающую вниз справа от заголовков).

Обратите внимание, что при преобразовании табличных данных в таблицу Excel изменяется только дизайн. С данными ничего не происходит.

Преобразование таблицы Excel в обычные табличные данные

Если вы хотите преобразовать таблицу Excel обратно в обычный табличный диапазон, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы, перейдите в «Таблица» и выберите «Преобразовать в диапазон».

Обратите внимание, что при преобразовании таблицы Excel в диапазон у нее больше нет свойств таблицы Excel (обсуждается ниже), однако форматирование сохраняется.

Полезные функции таблиц Excel

Теперь, когда вы узнали, как создать таблицу, вот некоторые функции таблицы Excel, которые делают ее полезной:

• Таблица Excel автоматически создает заголовки, которые можно сортировать или фильтровать.

• Если таблица Excel длинная и выходит за пределы видимого экрана, заголовки остаются вверху при прокрутке вниз. Это сработает, только если вы выбрали таблицу и прокрутите ее вниз.

• Если вы введете что-либо в ячейки, смежные с таблицей Excel, выбор автоматически расширится, чтобы включить эти данные. Если не требуется, его можно выключить.

• Если вы используете данные из таблицы в каких-либо расчетах, и если к ним есть какие-либо дополнения (скажем, вы добавляете одну строку данных), они автоматически учитываются в расчетах.

Проектирование таблиц Excel

Таблица Excel - это круто и модно. Вы можете одевать его так, как хотите. Когда вы щелкаете любую ячейку в таблице Excel, в области ленты Excel появляется дополнительная вкладка ДИЗАЙН ИНСТРУМЕНТОВ ТАБЛИЦЫ.

Когда вы щелкаете вкладку «Дизайн», вы получаете доступ к нескольким параметрам:

• Свойства: здесь вы можете изменить существующее имя таблицы (да! Каждая таблица получает имя, и это очень полезно для ссылок, как вы увидите позже в этой статье), или вы можете изменить размер таблицы.

• Инструменты: есть четыре варианта:
  • Подведение итогов с помощью сводной таблицы: это просто создает сводную таблицу с использованием данных в таблице Excel.
  • Удалить дубликаты: это можно использовать для удаления дубликатов.
  • Преобразовать в диапазон: для преобразования таблицы Excel в обычный диапазон.
  • Вставить срез (только в Excel 2013): он работает точно так же, как срезы сводной таблицы, и может быть полезен при фильтрации данных одним щелчком мыши.

• Данные внешней таблицы: этот раздел можно использовать для экспорта или обновления данных.

• Варианты стилей стола: это раздел моды, в котором вы наряжаете свой стол:
  • Строка заголовка: если этот флажок не установлен, заголовок удаляется из таблицы.
  • Строка итогов: если этот флажок установлен, в конец вставляется итоговая строка.
  • Banded Rows: если этот флажок не установлен, удаляет альтернативную полосу в строках.
  • Чередующиеся столбцы: если этот флажок установлен, применяется альтернативная полоса в столбцах.
  • Первый столбец: если этот флажок установлен, шрифт первого столбца выделяется жирным шрифтом.
  • Последний столбец: если этот флажок установлен, шрифт последнего столбца выделяется жирным шрифтом.
  • Кнопка «Фильтр»: если флажок не установлен, он удаляет раскрывающийся список фильтра из заголовков.

• Стили таблиц: предоставляет несколько вариантов изменения стиля таблиц. Вы также можете создать свой собственный стиль таблицы, выбрав опцию New Table Style.

Структурированные ссылки в таблицах Excel

Еще одно преимущество использования таблиц Excel - это легкость ссылки на данные после создания таблицы. Существует особый формат, который можно использовать для ссылки на данные в таблице Excel:

Если вы дали определенное имя для таблицы Excel, то это имя будет использоваться вместо Таблица 1.

Эта структурированная ссылка имеет много преимуществ:

• Вы можете ссылаться на данные, используя имена вместо ссылок на ячейки.
  • Представьте, что у вас есть таблица Excel на одном листе, а вы работаете на каком-то другом листе. Вам не нужно возвращаться снова и снова, чтобы обратиться к данным в таблице. Все, что вам нужно, это ввести имя таблицы, и Excel покажет вам вариант использования этой таблицы. Что-то вроде того, что показано ниже:
  • Точно так же, если вы хотите использовать данные из определенного столбца, просто укажите полное имя таблицы и поставьте [(квадратную скобку). Он покажет вам имена столбцов и другие параметры, которые вы можете использовать. Что-то вроде того, что показано ниже:
  • Если вы добавляете в таблицу дополнительные данные, они автоматически учитываются, если вы использовали структурированные ссылки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Структурированные ссылки не работают с настраиваемой формулой условного форматирования.

Вам также могут понравиться следующие руководства по Excel:

• Использование именованных диапазонов в Excel.
• Создание информационной панели KPI.
• Искусство создания информационной панели Excel.