Бесплатный шаблон для отслеживания отпусков в Excel (обновлен в 2021 году)

Один из моих товарищей по команде отвечает за создание шаблона отслеживания отпусков в Excel для всей команды. Этот шаблон трекера затем используется для отслеживания отпусков / праздников и запланированных отпусков членов команды.

До сих пор она использовала простую диаграмму Ганта в Excel, но хотела что-то получше с большей функциональностью.

Итак, я создал этот шаблон для отслеживания отпусков в Excel, чтобы упростить управление отпусками и отслеживать ежемесячные и годовые отпуска членов ее команды.

Вы также можете использовать это как шаблон для отслеживания каникул или отслеживания посещаемости студентов, если хотите.

Шаблон для отслеживания отпусков в Excel

Этот шаблон Excel Leave Tracker можно использовать для записи и отслеживания отпусков сотрудников за год (финансового года, в котором вы можете выбрать начальный месяц года).

Вы можете отслеживать 10 различных кодов отпуска для сотрудника - отпуск, больничный, отпуск по беременности и родам / отцу, отслеживание случайных отпусков, отпуск вместо сверхурочной работы, отпуск на полдня и т. Д.

Он также предоставляет ежемесячный и годовой итог различных типов отпусков, который может быть полезен при планировании проекта и управлении отпусками.

Он использует немного условного форматирования, несколько функций DATE, формулы массива и простой код VBA.

Ищете версию этого Оставить шаблон трекера? Кликните сюда!

Как работает этот шаблон Excel Leave Tracker?

• Используйте треугольные значки рядом с названием месяца, чтобы перейти к следующему / предыдущему месяцу (шаблон обновляется, чтобы показать даты для выбранного месяца). Существует короткий код VBA, который запускается в фоновом режиме всякий раз, когда вы меняете месяц. Он показывает вам только выбранный месяц и скрывает все остальные месяцы.
• Этот шаблон Excel можно использовать для отслеживания отпусков более года. Вы можете выбрать месяц начала и отслеживать отпуска за год. Например, если вы следуете циклу апрель-март, выберите апрель 2021 года в качестве начального месяца.
  • Примечание: Значение в ячейке A1 предназначено для изменения ТОЛЬКО периода отслеживания отпусков. НЕ используйте ячейку A1 для перехода к следующему месяцу во время записи отпусков. Используйте треугольные значки рядом с названиями месяцев, чтобы перейти к следующему / предыдущему месяцу и отметить листья.
• Вы можете указать рабочие дни и нерабочие дни (Weekends). Справа от трекера отпусков можно указать рабочие дни, выбрав Да в раскрывающемся списке. Если вы выберете Нет, этот день будет отмечен как нерабочий день в системе учета отпусков.
  • Как только вы укажете нерабочие дни, эти будние дни будут выделены серым цветом в трекере отпусков.

• Вы можете обновить список праздников на листе с названием «Список праздников». Это автоматически отразится на трекере, выделив эти дни оранжевым цветом.
• Чтобы ввести запись об отпуске для сотрудников, используйте соответствующие коды в зависимости от типа отпуска. (вы можете настроить эти коды отпуска). Например, в случае отпуска по болезни используйте S, в случае Vacation используйте V и т. Д.
  • Для отпуска на полдня зарезервированы два кода. вы можете ввести H1 или H2 для отпуска на полдня.

• Как только вы вводите код отпуска для любого сотрудника, он выделяется красным цветом (в случае неполного рабочего дня он выделяется желтым цветом). Если этот день выходной или праздничный, цвет не изменится.
  • В столбце NJ (выделено зеленым на рисунке ниже) указано количество увольнений этого сотрудника в этом месяце. Он учитывает отпуска только в рабочие дни (выходные и / или праздничные дни не учитываются). Полудневные листья считаются как 0,5.
  • ОБНОВЛЕНО: в столбце NK (выделено светло-красным на рисунке ниже) указано количество ежегодных отпусков, взятых сотрудником. Он учитывает отпуска только в рабочие дни (выходные и / или праздничные дни не учитываются). Полудневные листья считаются как 0,5.
  • В столбцах NL – NU дана разбивка отпуска по коду отпуска (на весь год). Это может быть полезно для отслеживания типа предоставленного отпуска. Обратите внимание, что в то время как половина отпуска учитывается как 0,5 листа в общем подсчете, при разбиении отпуска она учитывается как целые числа. Например, 2 половинных листа приведут к 1 счету отпуска, но вы увидите две половины листа в разбивке отпуска.

Я создал этот шаблон отслеживания отпусков / посещаемости для 20 сотрудников. Если вы хотите добавить больше, просто скопируйте и вставьте форматирование и формулы для дополнительных строк.

Кроме того, поскольку используется код VBA, убедитесь, что вы всегда сохраняете его с расширением .xls или .xlsm.

Примечание: Чтобы обновить этот шаблон для любого года, просто измените значение года в ячейке A2. Например, чтобы сделать это на 2021-2022 годы, просто измените значение в A2 на 2021-2022. Также вам необходимо обновить список праздников на указанный год.

Файл загрузки полностью разблокирован, поэтому вы можете настроить его под свои нужды.

Вот другая версия шаблона который может отслеживать листья для 50 сотрудников.

Хотите узнать, как создавать потрясающие шаблоны и информационные панели? Проверьте Курс по приборной панели Excel

Часто задаваемые вопросы по использованию этого шаблона для отслеживания отпусков

С тех пор, как я создал этот трекер отпусков / отпусков, меня завалили электронными письмами и комментариями. То, что вы видите сейчас, является усовершенствованной версией, которая стала возможной благодаря всем моим отзывам.

На основании вопросов, которые я получаю постоянно, я создал этот раздел часто задаваемых вопросов, чтобы вы могли быстрее получить ответ (вместо того, чтобы ждать, пока я отвечу).

Вот наиболее частые вопросы, которые я получаю о шаблоне трекера Leave: Q: Я попытался загрузить файл, но он был загружен в виде zip-архива. Как мне его использовать? О: Я исправил эту проблему, и теперь вы сможете напрямую загрузить файл Excel. В: Когда я меняю месяц, уходящие отпуска также отражаются в измененном месяце. О: Это происходит, когда вы используете ячейку A1 для изменения месяца. Для изменения месяцев необходимо использовать значки со стрелками. Ячейка A1 должна использоваться только для установки начального месяца календаря. Например, если вы хотите, чтобы календарь начинался с апреля, установите для ячейки A1 значение 4. Теперь, чтобы перейти к март, используйте значки треугольников. В: Мне нужно отслеживать листья за несколько лет. Нужно ли мне создавать новый рабочий лист на каждый год (финансовый год)? A: Да! Этот трекер отпусков может отслеживать отпуска только за 12-месячный период. Вам нужно создавать копию на каждый год. В: Могу ли я использовать свои собственные коды отпуска? A: Да! Вы можете изменить код выхода в ячейках NX8: NX17. Также нужно указать тот же код в ячейках NL5: NU5. Например, если вы измените код отпуска из дома на X, вам также необходимо изменить его в NR5. 

Надеюсь, вы найдете этот трекер отпусков / отпусков полезным.

Есть ли другие области, в которых, по вашему мнению, может быть полезен шаблон Excel? Я жажду идей, а ты моя золотая жила. Делитесь своими мыслями в комментариях 🙂

• Шаблон календаря праздников в Excel.
• Шаблон калькулятора расписания сотрудников.
• Диаграмма вех в Excel.
• Создание диаграммы Парето в Excel.
• Создание гистограммы в Excel.
• Шаблон матрицы задач производительности.