✅ Настройте книги Excel с помощью параметров Excel

Содержание

Доступ к параметрам Excel

Не существует универсального размера, который подошел бы всем. Что касается Excel, в большинстве случаев настройки по умолчанию работают нормально. Но при необходимости вы можете легко настроить многие параметры Excel.

В этом сообщении блога я покажу вам, как использовать параметры Excel для настройки ваших книг и повышения удобства работы с таблицами.

Доступ к параметрам Excel

Чтобы открыть диалоговое окно параметров Excel:

В Excel 2010/13: перейдите в Файл -> Параметры.
В Excel 2007: перейдите в Меню -> Инструменты -> Параметры Excel.

Пусть вас не перегружают все категории и флажки в диалоговом окне "Параметры Excel". Вам не нужно менять все, и в большинстве случаев настройки по умолчанию работают нормально. Но вот некоторые из функций, которые могут дать вам больше контроля над поведением ваших таблиц Excel.

# 1 Измените тип и размер шрифта по умолчанию

По умолчанию Excel использует размер шрифта Calibri (основной шрифт) 11. Если вы или ваша организация используете другой тип и размер шрифта, вы можете изменить значение по умолчанию, выполнив следующие действия:

В параметрах Excel выберите Общие.
В разделе «Общие» в разделе «При создании новых книг» измените тип и размер шрифта по умолчанию.

Теперь, когда вы открываете новую книгу, она по умолчанию будет использовать новый параметр шрифта.

# 2 Всегда сохраняйте файлы в формате .xls

Если вы делитесь своими книгами Excel с людьми, у которых установлена версия 2003, вам необходимо вручную изменить формат на .xls. Вместо того, чтобы делать это каждый раз вручную, вы можете изменить настройку сохранения формата файла по умолчанию.

Вот как это сделать:

В параметрах Excel выберите Сохранить.
В параметрах сохранения в разделе «Сохранить книги» измените формат файла для сохранения на книгу Excel 97-2003.

Вы также можете установить по умолчанию книгу Excel с поддержкой макросов, если вы работаете с макросами.

Теперь всякий раз, когда вы сохраняете книгу, она сохраняется в формате .xls.

# 3 Измените режим расчета с автоматического на ручной

При автоматическом вычислении пересчет запускается всякий раз, когда есть изменение в ячейке / значении, которое влияет на формулы (особенно с изменчивыми формулами). С рабочими таблицами, которые загружены большим количеством данных и формул, этот пересчет может тратить много времени (и в большинстве случаев в нем нет необходимости) и замедлять работу наших рабочих книг.

Чтобы сэкономить время, вы можете изменить настройку расчета на ручной. Сделать это:

В параметрах Excel выберите формулы.
В параметрах формул измените параметры расчета на Вручную.

Когда выбран ручной режим, вам необходимо вручную принудительно выполнить пересчет, нажав клавишу F9.

# 4 Оставьте активную ячейку выбранной после нажатия Enter

По умолчанию, если вы выбираете ячейку и нажимаете клавишу ВВОД, выбор уменьшается. Во многих случаях вы можете захотеть оставить ту же ячейку выбранной после нажатия Enter.

Вот как вы можете внести это изменение:

В параметрах Excel выберите Дополнительно.
В параметрах редактирования снимите флажок «После нажатия Enter переместить выделение».

СОВЕТ: Вы также можете добиться того же эффекта, нажав Control + Enter (вместо Enter).

# 5 Автоматическая вставка десятичных знаков при вводе данных

Если ваша работа включает в себя ввод большого количества числовых данных с десятичными знаками, этот вариант будет очень полезен.

Как это работает. Если вам нужно ввести числовые значения с двумя точками данных, вместо 123,45 вы можете просто ввести 12345, и Excel автоматически вставит 2 десятичных разряда.

Вот как вы можете включить это:

В параметрах Excel выберите Дополнительно.
В параметрах редактирования выберите «Автоматически вставлять десятичную точку» и укажите места.

Внимание: помните, что каждый раз, когда вы вводите число, оно будет иметь 2 десятичных знака. Поэтому, если вам нужно 1 в качестве значения, вам нужно будет ввести 100 (учитывая, что есть 2 десятичных знака).

# 6 Показать все комментарии сразу

Когда вы вставляете комментарий, по умолчанию в верхнем левом углу ячейки появляется маленький красный треугольник. Хотя это достаточно хороший индикатор, вы, вероятно, пропустите комментарии, если у вас будет много данных / комментариев.

Одним из способов решения проблемы может быть отображение всех комментариев сразу.

Сделать это:

В параметрах Excel выберите Дополнительно.
В разделе «Отображение» в разделе «Для ячеек с комментариями показывать:» выберите «Комментарии и индикаторы».

СОВЕТ: Это также будет полезно, если вы редактируете комментарии. Просто нажмите на комментарий и отредактируйте его.

# 7 Скрыть все 0

Вы можете скрыть все значения 0 в своей таблице одним щелчком мыши (вы не ослышались!).

Вот как это сделать:

В параметрах Excel выберите Дополнительно.
Прокрутите вниз и перейдите к разделу «Параметры отображения для этого рабочего листа».
Снимите флажок «Показывать ноль в ячейках с нулевым значением».

# 8 Открывать выбранные книги всякий раз, когда вы запускаете Excel

Если вы начинаете работу с тем же набором книг Excel (например, списки дел, средства отслеживания проектов и т. Д.), Есть способ, которым Excel будет автоматически открывать эти книги при каждом запуске. Вот как это сделать:

В параметрах Excel выберите Дополнительно.
Прокрутите вниз и перейдите в раздел Общие.
В поле. «При запуске открывать все файлы в:» введите путь к папке, в которой находятся файлы, которые вы хотите открывать при запуске Excel.

Примечание: вы можете добавить больше файлов в папку, и она автоматически откроется, когда вы откроете Excel в следующий раз.

Смотрите также: Советы по вводу данных в Excel.

# 9 Автоматическое заполнение сокращений

В Excel есть функция, в которой вы можете указать сокращенный текст, и Excel автоматически заполнит его за вас. Например, всякий раз, когда вы вводите ABC, Excel автоматически заменяет его на ABC Technology Corporation Limited. Что-то вроде того, что показано ниже:

Вот как вы можете включить это:

В параметрах Excel выберите Проверка
Нажмите кнопку "Параметры автозамены".
В диалоговом окне "Автозамена" введите то, что вы хотите заменить (в поле "Заменить") тем, чем вы хотите заменить его (в поле "На").

Нажмите "Добавить", а затем "ОК".

Теперь всякий раз, когда вы вводите ABC и нажимаете Enter (или пробел), он автоматически заменяется на ABC Technology Corporation Limited.

Примечание: это изменение касается всех офисных приложений, таких как Word и PowerPoint).

Есть множество других функций, которые также можно настроить с помощью параметров Excel. Если у вас есть свободное время, просмотрите его, и вы можете найти некоторые дополнительные возможности, которые сможете использовать.

Попробуйте эти варианты, дайте мне знать, что вы думаете. № 5 и № 9 - мои любимые. А ты?

Вам могут понравиться следующие руководства по Excel: