✅ Введение в проверку данных в Excel

Содержание

Проверка данных в Excel позволяет контролировать данные, которые можно ввести в ячейку. Вы можете ограничить пользователя вводом только определенного диапазона чисел, текста или даты.

Вы также можете использовать функцию проверки данных для создания раскрывающегося списка Excel (что, безусловно, является одной из самых крутых и мощных функций в Excel).

Доступ к проверке данных в Excel

Доступ к проверке данных в Excel можно получить на вкладке «Данные» на ленте.

В большинстве случаев есть три ситуации, когда вы хотите использовать проверку данных в Excel:

Если вы хотите ограничить ввод данных определенными числами / текстом / датами. Данные, не соответствующие критериям проверки, не допускаются.
Когда вы хотите информировать пользователя о вводе данных за пределами допустимого диапазона. Однако разрешены все виды ввода данных.
Когда вы указываете пользователю, какие данные вводить. Разрешены все виды ввода данных.

Давайте рассмотрим эти ситуации одну за другой:

Если вы хотите ограничить ввод данных определенными числами / текстом / датами

Проверка данных позволяет указать условие для ввода данных в ячейку / ячейки в Excel. После указания он не позволяет пользователю вводить что-либо, выходящее за пределы указанного диапазона. Доступ к этой функции можно получить, открыв диалоговое окно проверки данных и выбрав параметр Параметры.

В раскрывающемся списке вы можете выбрать условие, которое хотите применить для диапазона ячеек.

Любое значение - позволяет ввести любое значение в ячейку.
Целое число - позволяет вводить только целые числа с дополнительными условиями, такими как больше / меньше, между / не между, равно / не равно.
Десятичный - позволяет вводить числа с десятичными знаками с дополнительными условиями, такими как больше / меньше, между / не между, равно / не равно.
Список - Создает раскрывающийся список, беря список элементов (путем выбора диапазона или именованного диапазона).
Дата - позволяет вводить даты (или их числовое значение) с дополнительными условиями, такими как больше / меньше, между / не между, равно / не равно.
Время - позволяет вводить время (или его числовое значение) с дополнительными условиями, такими как больше / меньше, между / не между, равно / не равно.
Длина текста - позволяет вводить текст с условием его длины.
Пользовательский - позволяет значения, соответствующие указанным критериям. Например, если я использую формулу = A1> 10, то в ячейке A1 разрешены только числа больше 10.

Каждый раз, когда вы вводите какие-либо данные в ячейку, которая нарушает указанное условие, отображается ошибка.

Когда вы хотите информировать пользователя о вводе данных за пределами допустимого диапазона (разрешены все виды ввода данных)

В то время как предыдущий раздел касался ограничения пользователя указанным диапазоном при вводе данных, этот раздел предназначен для предупреждения пользователя, если введены какие-либо данные вне диапазона. Однако ввод данных по-прежнему разрешен. Это можно включить, изменив настройки сообщения об ошибке.

Вы можете настроить сообщение об ошибке, перейдя на вкладку «Предупреждение об ошибке» в диалоговом окне «Проверка данных». Есть три варианта:

Остановить ошибку - Отображает ошибку остановки и не позволяет пользователю вводить данные, выходящие за пределы указанного диапазона.
Предупреждение об ошибке - Отображает предупреждение об ошибке, но позволяет пользователю вводить данные, выходящие за пределы указанного диапазона.
Информационная ошибка - Отображает информационную ошибку, но позволяет пользователю вводить данные, выходящие за пределы указанного диапазона.

Когда вы указываете пользователю, какие данные вводить (разрешены все виды ввода данных)

Предположим, у вас есть список сотрудников, и вы хотите узнать дату их прихода на работу. Для ввода даты может быть несколько форматов (например, 01.01.2014, или 01 января 2014 года, или 1 января 2014 года). Однако для единообразия лучше все даты приводить в одном формате. Тем не менее, люди могут вводить его в любом другом формате, так как сбор данных имеет первостепенное значение.

Вот как это можно сделать:

Выберите любую ячейку и перейдите на вкладку «Данные» -> «Проверка данных».
В диалоговом окне «Проверка данных» выберите вкладку «Входное сообщение».
Убедитесь, что установлен флажок «Показывать входное сообщение, когда ячейка выбрана».
На вкладке «Ввод сообщения» введите заголовок (не более 32 символов, необязательно) и «Входное сообщение» (не более 256 символов).
Щелкните ОК. Теперь всякий раз, когда вы щелкаете по ячейке или выбираете ее с помощью клавиатуры, отображается сообщение.

Cautион: Если вы переместите окно сообщения с его позиции, то все окно сообщения будет отображаться только в этом месте. Поэтому безопасно не перемещать окно сообщения.