Посмотреть видео - Как отслеживать изменения в Excel
Если вы работаете с файлом Excel, который необходимо обновить или просмотреть другими людьми, вам может пригодиться возможность отслеживать изменения.
Вы также можете использовать его, когда обновляете файл и вам нужно отслеживать все изменения, которые вы делаете сами. Это может быть полезно, когда вы вернетесь к нему позже.
В этом уроке я покажу вам, как отслеживать изменения в Excel.
Включение функции отслеживания изменений в Excel
По умолчанию эта функция отключена в Excel.
Вот шаги, чтобы включить отслеживание изменений в Excel:
- Перейдите на вкладку Review.
- В группе «Изменения» нажмите «Отслеживать изменения» и выберите «Выделить изменения».
- В диалоговом окне «Выделить изменения» установите флажок «Отслеживать изменения при редактировании». Это также дает доступ к вашей книге ». Вы также можете указать параметры «Когда», «Кто» и «Где». В этом уроке я буду использовать настройки по умолчанию.
- Щелкните ОК.
Вышеупомянутые шаги позволят «отслеживать изменения» в Excel, и теперь он будет выделять любые изменения, внесенные в книгу.
Примечание. Чтобы эта опция работала, вам необходимо сохранить книгу в вашей системе или на сетевом диске. Если файл не был сохранен, он сначала попросит вас сохранить его перед включением опции «Отслеживать изменения». Если файл уже сохранен, он все равно сохранит его перед включением отслеживания.
Как работает функция «Отслеживание изменений» в Excel?
После того, как вы включили отслеживание, всякий раз, когда вы или любой, кто обращается к книге, вносите в нее какие-либо изменения, она будет выделена синей рамкой и получит маленький синий треугольник в верхнем левом углу ячейки. Это похоже на красный треугольник, который вы видите, когда вставляете комментарий в ячейку.
Например, ниже у меня есть фиктивный план проекта, и я внес изменения в столбец B (ячейки B4 и B6).
Когда вы наводите курсор на ячейку, в которой есть изменение, отображается сообщение, в котором указывается, что это за изменение, кто внес изменение и когда это было сделано.
Обратите внимание, что когда в Excel включен параметр «отслеживать изменения», книга является общедоступной, и некоторые функции автоматически отключаются. Например, вы не сможете защитить лист, когда включен параметр «отслеживать изменения». Вы заметите, что некоторые параметры на ленте неактивны.
Получение списка всех изменений
Если у вас есть книга, в которую внесено много изменений, вы можете получить список всех изменений отдельно в виде списка.
Вот шаги, чтобы получить список всех изменений на новом листе:
- Сохраните книгу, чтобы внесенные изменения также были сохранены.
- Перейдите на вкладку Review.
- В группе «Изменения» нажмите «Отслеживать изменения» и выберите «Выделить изменения».
- В диалоговом окне «Выделить изменения» установите флажок «Список изменений на новом листе». В параметре «Когда» вы можете указать, хотите ли вы все изменения или изменения, которые не проверяются, или «изменения с момента последнего сохранения».
- Щелкните ОК.
Это мгновенно создаст новый рабочий лист, в котором будут перечислены все внесенные вами изменения.
Принятие / отклонение изменений
После внесения изменений они не являются окончательными, пока вы не ознакомитесь с ними. Это может быть полезно, когда у вас есть проверенный файл от вашего коллеги / начальника / клиента, и вам нужно решить, какие изменения следует сохранить, а какие отклонить.
Вот шаги, чтобы принять / отклонить изменения в Excel:
- Перейдите на вкладку Review.
- В группе «Изменения» нажмите «Отслеживать изменения» и выберите «Принять / отклонить изменения».
- В диалоговом окне «Выберите изменения для принятия или отклонения» укажите параметры «Когда», «Кто» и «Где».
- В поле «Когда» вы можете выбрать все изменения, которые не были просмотрены, или указать дату.
- В разделе «Кто» вы можете выбрать, чьи изменения вы хотите просмотреть.
- В поле «Где» вы можете выбрать диапазон ячеек, в котором вы хотите просмотреть изменения.
- Щелкните ОК. Откроется диалоговое окно «Принять или отклонить изменения».
- В диалоговом окне «Принять или отклонить изменения» вы можете принять изменения по одному или принять / отклонить все изменения сразу.
Если вы отклоните изменение, оно вернется к исходному значению.
Обратите внимание: приняв изменение, вы не сможете его отменить.
Отключение отслеживания изменений в Excel
Как только ваша работа будет завершена, вы можете отключить функцию отслеживания изменений в Excel. Это приведет к удалению любого существующего синего поля в ячейках и остановит отслеживание любых дальнейших изменений.
Вот шаги, чтобы отключить функцию «отслеживать изменения» в Excel:
- Перейдите на вкладку Review.
- В группе «Изменения» нажмите «Отслеживать изменения» и выберите «Выделить изменения».
- В диалоговом окне «Выделить изменения» снимите флажок «Отслеживать изменения при редактировании». Это также дает доступ к вашей книге ».
- Щелкните ОК.
- Вы увидите подсказку, как показано ниже. Щелкните Да.
Разница между комментариями и отслеживанием изменений
Многие люди предпочитают добавлять комментарии при просмотре чужих работ в Excel.
Вот основные различия в функциях «комментариев» и «отслеживания изменений»:
- Вам не нужно редактировать содержимое ячейки, чтобы оставить комментарий. С другой стороны, отслеживание изменений будет вставлять примечание всякий раз, когда в ячейке происходят какие-либо изменения.
- Добавление комментария - это ручной процесс, в то время как отслеживание изменений, если оно включено, автоматически записывает все, что происходит на листе.
- Вы не можете получить список всех комментариев отдельно на листе (если вы не используете VBA, как показано здесь), хотя вы можете получить его с помощью функции отслеживания простым щелчком.
- Когда вы включаете отслеживание изменений в Excel, некоторые функции отключаются. С комментариями дело обстоит иначе.
Вам также могут понравиться следующие уроки:
- Как использовать проверку орфографии в Excel.
- Использование сообщения ввода в Excel для отображения сообщения при выборе ячейки.
