Автозамена в Excel: полное руководство + примеры экономии времени

Что произойдет, если вы введете слово «Drnik» вместо «Drink» в Excel?

Вы заметите, что Excel автоматически исправит это слово с ошибкой на «Пить» (как показано ниже).

Каким-то образом Excel знал, что это неправильное написание, и автоматически исправил его на правильное.

Теперь он не будет автоматически исправлять все слова с ошибками.

Немного!

Например, попробуйте слово «дирнк».

Это не будет исправлено автоматически.

Причина, по которой одни слова автоматически исправляются, а другие нет, заключается в том, что уже существует список исправлений слов, которые предварительно заполнены в Excel для автокоррекции.

Примечание. Автозамена включена в Excel по умолчанию.

В этом руководстве я объясню, что такое параметры автозамены, а затем покажу вам несколько примеров, в которых вы можете использовать их, чтобы сэкономить время. Я также расскажу, как вы можете отключить его (например, отключить автозамену).

Общие сведения о параметрах автозамены

Автозамена была создана, чтобы помочь вам решить небольшие проблемы, с которыми вы можете столкнуться при наборе текста в Excel или при вводе данных (например, замена некоторых часто неправильно написанных слов на правильные слова).

Это также позволяет вам получить больше контроля при использовании Excel (как мы увидим в примерах далее в этом руководстве).

Но сначала давайте разберемся, где находятся параметры автозамены и что доступно по умолчанию.

Чтобы получить параметры автозамены, щелкните вкладку «Файл».

На экране «Файл» нажмите «Параметры».

В диалоговом окне «Параметры Excel» щелкните «Проверка».

В параметрах проверки щелкните Параметры автозамены.

Откроется диалоговое окно «Параметры автозамены».

Позвольте мне объяснить различные вкладки в диалоговом окне «Автозамена» и их параметры.

Вкладка "Параметры автозамены"

На вкладке «Параметры автозамены» есть некоторые параметры, которые включены по умолчанию и решают некоторые общие проблемы.

• Показать кнопки параметров автозамены: Это не актуально для Excel, но для других приложений MS. Когда этот параметр включен, вы видите параметры автозамены в MS Word или MS PowerPoint (как показано ниже).
• Исправьте две начальные заглавные буквы: Этот параметр, когда он включен, автоматически исправляет два заглавных инициала в Excel. Например, если вы наберете «HEllo», он автоматически изменится на «Hello».
• Делайте первые буквы предложений заглавными: Если этот параметр включен, новое предложение начинается с заглавной буквы. Например, если вы наберете «Привет. как дела? », оно будет автоматически исправлено на« Здравствуйте. Как ты?'
• Используйте названия дней с заглавной буквы: Это автоматически изменит первую букву названия дня, если вы введете его в нижнем регистре. Например, среда будет изменен на среда.
• Правильное случайное использование клавиши Caps Lock: Если у вас включен Caps Lock и вы пишете предложение, он автоматически исправит текст и отключит Caps Lock. Например, если вы введете hELLO, он автоматически изменит его на Hello.
• Заменять текст при вводе: Здесь в Excel уже есть некоторые слова с часто встречающимися ошибками (или короткие коды для некоторых символов). Например, если вы наберете (c), он автоматически преобразуется в символ авторского права. Это потому, что он указан в списке в этой опции. Вы можете добавлять или удалять слова из списка (подробнее об этом в примере ниже).

Автозамена исключений

Хотя эти параметры автозамены великолепны, иногда вы можете захотеть, чтобы они не действовали сверхразумно, а исправляли их автоматически.

Например, если у вас есть торговые марки AT (где «s» в нижнем регистре), Excel автоматически преобразует их в «Ats».

Хотя вам нравится, что автозамена выполняется во всех остальных случаях, если вы хотите исключить этот конкретный случай, вы можете это сделать.

На вкладке "Автозамена" перейдите на вкладку "Исключения".

В диалоговом окне "Исключения автозамены" можно указать два типа исключений:

1. Первое письмо: По умолчанию Excel использует заглавные буквы после точки (точки). Здесь вы можете указать некоторые исключения (список распространенных исключений уже есть).
2. Начальные ограничения: Если вы не хотите, чтобы AT преобразовывались в Ats, вы можете указать это здесь.

Вкладка "Автоформат по мере ввода"

На этой вкладке есть три параметра (все они включены). Я считаю все эти три варианта полезными.

1. Заменять по мере ввода: Когда вы вводите любую гиперссылку в ячейку, она автоматически преобразуется в гиперссылку. Я иногда отключаю эту опцию, так как часто заканчиваю тем, что щелкаю ячейку, что затем занимает несколько секунд, а затем открывает ссылку в браузере.
2. Применяйте во время работы: Это автоматически добавит новые строки и столбцы в таблицу Excel, когда вы введете что-либо в ячейку, смежную с ячейкой в ​​таблице.
3. Автоматически как ваша работа: Когда вы вводите формулу в столбец таблицы Excel, этот параметр вводит одну и ту же формулу (с измененными ссылками на ячейки) во все ячейки столбца.

Вкладка Действия

В приложениях Microsoft вы можете создать действие на основе определенного слова или текста.

В Excel доступен только один тип действия - действие с датой.

Действие даты означает, что если у вас есть дата в ячейке в Excel, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши, и вы получите несколько действий, которые вы можете предпринять для этой даты (например, показать эту дату в календаре или запланировать встречу в Outlook. ).

Это может быть полезно, если у вас есть список дат и вы хотите быстро сохранить его в своем календаре или запланировать встречу (с помощью Outlook).

По умолчанию этот параметр отключен, и вы должны включить его, чтобы использовать его в Excel.

После включения вы сможете использовать его в Excel. Если у вас есть дата в ячейке, просто щелкните правой кнопкой мыши, и вы найдете варианты действий внизу.

Вкладка "Автозамена математических формул"

Так же, как вы можете вставлять символы в ячейку Excel (например, дельту, градус или галочку), вы также можете вставлять математические символы в уравнение.

На этой вкладке есть текст, который автоматически преобразуется в указанный математический символ. Например, если вы наберете \ sigma, он заменит его на символ σ.

Обратите внимание, что это не будет работать в ячейках на листе. Он работает только с уравнениями.

Как добавить свои собственные слова в автозамену Excel?

Хотелось бы, чтобы какие-то слова использовались при автокоррекции?

Например, предположим, что вы хотите добавить слово «дрин» в функцию автокоррекции, чтобы оно изменилось на «напиток».

Вы можете использовать следующие шаги, чтобы добавить слово для автозамены:

1. Щелкните вкладку Файл.
2. Щелкните Параметры.
3. В диалоговом окне "Параметры" выберите "Правописание".
4. Нажмите кнопку «Параметры автозамены».
5. В диалоговом окне Автозамена введите следующее:
   • Заменять: дрик
   • С: напиток
6. Нажмите ДОБАВИТЬ.
7. Щелкните ОК.

Теперь, когда вы вводите «дрин» в Excel, он автоматически заменяет его на «пить».

Прежде чем я покажу вам несколько интересных примеров, чтобы использовать это, вот несколько вещей, которые вам нужно знать об автозамене в Excel:

• Список автозамены чувствителен к регистру. Это означает, что вы добавили слово «дрик», чтобы заменить его на «напиток», оно будет работать только со словом в нижнем регистре. Если вы введете «Drikn» или «DRIKN», это не будет исправлено.
• Это изменение сохраняется в Excel и будет существовать, даже если вы закроете книгу и откроете ее снова. Если вам это больше не нужно, вам нужно пойти и удалить его вручную.
• Изменение происходит только тогда, когда используется точное слово. Например, если вы используете «дрикнс», оно не будет исправлено автоматически. Чтобы это сработало, в слове не должно быть символов непосредственно перед или после него.
• Когда вы указываете автозамену в Excel, она автоматически активируется в других приложениях MS, таких как MS Word или MS PowerPoint.

Автозамена была создана как способ исправления распространенных орфографических ошибок. Но вы также можете использовать его для экономии времени.

Связанный: Проверка орфографии в Excel.

Ниже приведены несколько полезных примеров использования автозамены (кроме исправления слова с ошибкой).

Пример 1. Использование автозамены для завершения сокращений

Представьте, что вы работаете в компании «ABC Technology Corporation Limited».

Ваша работа включает в себя ввод большого количества данных в Excel, и вам придется вручную вводить полное название компании много раз в день.

Как бы быстро вы ни печатали, это будет пустой тратой времени.

Разве вы не хотели бы иметь способ, в котором вы можете просто ввести ABC (или что угодно), а excel заменит его названием компании?

Вот где может помочь удивительная функция автозамены.

Вы можете указать аббревиатуру в Автозамене, и всякий раз, когда вы используете эту аббревиатуру, Excel автоматически преобразует ее в указанный текст.

Например, вы можете указать, что всякий раз, когда вы вводите ABC, Excel должен автоматически заменять его на «ABC Technology Corporation Limited».

Что-то вроде того, что показано ниже:

Это происходит, когда вы добавляете автозамену в Excel, где ABC следует исправить на »(как показано ниже в диалоговом окне автозамены).

Что делать, если вы хотите вставить ABC, а не полное имя?

Если вы не хотите, чтобы функция автозамены заменяла ABC на полное имя, просто нажмите Control + Z, чтобы вернуться к ABC.

Хотя сочетание клавиш Control + Z работает, лучше выбрать сокращение, которое вы вряд ли будете использовать в своей работе. Это гарантирует, что вы не получите полное имя по ошибке (когда все, что вам нужно, это текст аббревиатуры).

Ниже приведены некоторые сценарии, в которых этот трюк с автокоррекцией может сэкономить много времени:

• Вы можете быстро вводить имена файлов или папок (вместо того, чтобы каждый раз копировать и вставлять их).
• Если у вас есть список членов команды, вы можете использовать их инициалы, чтобы быстро ввести их имена.

Предупреждение: любая опция автозамены, указанная в Excel, также активируется в других приложениях MS, таких как MS Word или MS PowerPoint. В таких случаях лучше использовать сокращения, которые вы вряд ли будете использовать где-либо еще.

Пример 2: Быстрая вставка символов (например, градусов или дельты)

Есть некоторые символы, которые сложно вставить / ввести в Excel, поскольку они еще не доступны на клавиатуре (например, символ градуса, символ дельты или маркированные точки).

Вам либо нужно знать сочетание клавиш (которые часто бывают длинными и сложными), либо нужно использовать диалоговое окно «Вставить символ» (что требует времени).

Если есть какие-то символы, которые вам нужно использовать довольно часто, вы можете использовать функцию автозамены, чтобы присвоить этим символам кодовое имя или аббревиатуру.

Теперь, когда вам нужно ввести этот символ, вы можете просто использовать кодовое имя, и оно будет автоматически исправлено на этот символ.

Ниже приведен пример, в котором я использую код DEGSYM для получения символа степени в Excel.

Для этого внесите следующие изменения в диалоговое окно «Автозамена Excel»:

Пример 3: быстрее писать формулы с автозаменой

Этот трюк (который я узнал из этого блога) немного надуман, но если вы работаете с большим количеством длинных формул, это может сэкономить вам время.

Ниже приведена формула, которая объединит текст трех ячеек, оставшихся от ячейки, в которой используется эта формула:

= КОСВЕННО (АДРЕС (СТРОКА (), КОЛОНКА () - 3)) И КОСВЕННАЯ (АДРЕС (СТРОКА (), КОЛОНКА () - 2)) И КОСВЕННАЯ (АДРЕС (СТРОКА (), КОЛОНКА () - 1))

Теперь, если вам часто нужно создавать формулу, подобную этой, лучше создать для нее простой код и использовать его в автозамене.

В этом случае я использовал код «com3» в автозамене, чтобы получить формулу.

Теперь вы можете использовать код com3, чтобы получить всю формулу за несколько нажатий клавиш (как показано ниже):

Примечание. Как я уже упоминал, это то, что большинству из вас никогда бы не пришлось использовать, но это все же хороший трюк, который нужно знать (на всякий случай). Приведенный выше пример представляет собой реальный случай, когда я сейчас использую это в одном из своих проектов, чтобы сэкономить время.

Как полностью отключить автозамену

Хотя я считаю, что автокоррекция - отличная функция, она может быть актуальна не для всех.

А в некоторых случаях это действительно может быть раздражение. Например, если вы введете (c), (r) или ™, функция автозамены Excel автоматически изменит текст (на ©, ® или ™).

В таких случаях лучше отключить автокоррекцию или, по крайней мере, удалить термины, которые вы не хотите исправлять автоматически.

Ниже приведены инструкции по отключению автокоррекции:

1. Щелкните вкладку Файл.
2. Щелкните Параметры.
3. В диалоговом окне "Параметры" выберите "Правописание".
4. Нажмите кнопку «Параметры автозамены».
5. В диалоговом окне «Автозамена» на вкладке «Автозамена» снимите флажок «Заменять текст при вводе».

Примечание. Приведенные выше шаги полностью отключат функцию автозаполнения, при которой некоторый текст заменяется указанным текстом. Это также может означать, что слова, которые обычно пишутся с ошибками, больше не будут исправляться.

Как отключить / заменить некоторые слова из автокоррекции

Если вы хотите сохранить общую функцию «Заменять текст при вводе», но хотите сделать некоторые исключения, вы можете найти слово в списке и удалить его вручную (или отредактировать).

Ниже приведены шаги для этого:

1. Перейдите на вкладку «Файл», а затем нажмите «Параметры» (на открывшемся экране «Файл»).
2. В диалоговом окне "Параметры" выберите "Правописание".
3. Нажмите кнопку «Параметры автозамены».
4. В диалоговом окне "Автозамена" на вкладке "Автозамена" выберите слово, которое вы хотите удалить.
5. Щелкните кнопку Удалить.

Вы также можете заменить слово в автозамене. Например, вместо того, чтобы превратить (c) в символ авторского права, вы можете использовать его для преобразования в слово - авторское право.

Чтобы заменить слово другим текстом, найдите и измените текст, а затем нажмите кнопку «Заменить».

Как отменить изменения автозамены в Excel

Если вы что-то пишете, а Excel изменяет это из-за автокоррекции, вы можете вернуть исходный текст, нажав Control + Z.

Например, как только вы набираете (c) в ячейке Excel и нажимаете клавишу пробела, она мгновенно преобразуется в символ авторского права.

Но если вы теперь используете Control + Z, он вернется к значению (c) и останется таким.

Хотя автозамена - это функция, которую большинству пользователей Excel никогда не придется настраивать, полезно знать, как ее можно использовать для экономии времени (как показано в примерах).

В последнее время я начал использовать его для некоторых формул, которые довольно большие, но я использую их часто (как показано в примере 3).