Посмотреть видео - Использование флэш-заливки в Excel (примеры)
Flash Fill - это замечательный инструмент, который был добавлен в Excel 2013 и доступен во всех последующих версиях.
Вы можете использовать Flash Fill в Excel, чтобы упростить ввод данных. Это умный инструмент, который пытается определить закономерности на основе введенных вами данных и делает это за вас.
Простыми примерами использования Flash Fill могут быть получение имени из полного имени, получение инициалов имени, форматирование телефонных номеров и т. Д.
Использование Flash Fill в Excel - примеры
Вот несколько примеров, когда флэш-заливка действительно может сэкономить время, выявляя закономерности и упрощая ввод данных.
Пример 1 - Получение имени из полного имени
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
До появления Excel Flash Fill для получения первого имени из полного имени было использование текста в столбцы или функций Excel.
Но теперь вы можете мгновенно получить результаты, используя новый инструмент на блоке - Flash Fill в Excel.
Вот как можно использовать Flash Fill в Excel, чтобы получить имя:
- Выберите ячейку, смежную с ячейкой, содержащей данные (в данном случае B2).
- Введите данные (в данном случае имя).
- Выберите ячейку прямо под той, в которую вы ввели данные (в данном случае B3).
- Перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Инструменты для работы с данными» нажмите «Флэш-заливка».
Excel Flash Fill автоматически заполнит все ячейки первым именем из набора данных.
Это делается в мгновение ока (отсюда и название Excel Flash Fill).
Сочетание клавиш для использования Flash Fill в Excel: Ctrl + E.
Примечание. Flash Fill пока еще недоступен в версиях Excel для Mac.Пример 2 - Получение инициалов из имени
Поскольку функция Flash Fill определяет шаблоны, вы можете использовать ее для получения инициалов имени и фамилии.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Вот шаги, чтобы использовать Flash Fill в Excel, чтобы получить инициалы:
- Выберите ячейку, смежную с ячейкой, содержащей данные (в данном случае B2).
- Введите первое имя в выделенной ячейке.
- Выберите ячейку прямо под той, в которую вы ввели данные (в данном случае B3).
- Перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Инструменты для работы с данными» нажмите «Флэш-заливка».
Excel Flash Fill автоматически заполнит все ячейки инициалами имени.
Пример 3 - Объединение имен в другом формате
Хотя вы можете использовать Flash Fill в Excel для разделения данных (на имя или инициалы, как показано в примерах 1 и 2 выше), вы также можете использовать его для объединения ячеек.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Цель здесь состоит в том, чтобы объединить имена в следующем формате - фамилия, имя. Например, Тони и Старк объединились бы, чтобы дать Старку Тони.
Вот как вы можете использовать Flash Fill в Excel для объединения имен:
- Выберите ячейку, смежную с ячейкой, содержащей данные (в данном случае B2).
- Введите ячейку с комбинированным именем в желаемом формате.
- Выберите ячейку прямо под той, в которую вы ввели данные (в данном случае B3).
- Перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Инструменты для работы с данными» нажмите «Флэш-заливка».
Excel Flash Fill автоматически заполнит все ячейки, в которых имена объединены в указанном формате.
Пример 4 - Получение имен пользователей с адресов электронной почты
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Здесь цель состоит в том, чтобы получить имя пользователя из идентификатора электронной почты (например, чтобы получить «tonystark» от [email protected]).
Вот как можно использовать Flash Fill в Excel для получения имен пользователей из идентификаторов электронной почты:
- Выберите ячейку, смежную с ячейкой, содержащей данные (в данном случае B2).
- Введите ячейку с именем пользователя из идентификатора электронной почты из ячейки слева.
- Выберите ячейку прямо под той, в которую вы ввели данные (в данном случае B3).
- Перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Инструменты для работы с данными» нажмите «Флэш-заливка».
Excel Flash Fill автоматически заполнит все ячейки, где указаны имена пользователей из соответствующих идентификаторов электронной почты.
Пример 5 - Форматирование телефонных номеров
Вы можете использовать Flash Fill как с текстом, так и с числами.
Вот пример форматирования телефонных номеров с помощью Excel Flash Fill.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Намерение здесь состоит в том, чтобы получить номер телефона в следующем формате: XXX-XXX-XXXX.
Вот как вы можете использовать Flash Fill в Excel, чтобы получить номер телефона в желаемом формате:
- Выберите ячейку рядом с ячейкой с номером телефона (в данном случае B2).
- Введите ячейку с номером телефона в желаемом формате.
- Выберите ячейку прямо под той, в которую вы ввели данные (в данном случае B3).
- Перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Инструменты для работы с данными» нажмите «Флэш-заливка».
Excel Flash Fill автоматически заполнит все ячейки телефонными номерами в указанном формате.
Пример 6 - Извлечение определенных точек данных (например, города из адреса)
Вы можете использовать Flash Fill в Excel для извлечения части из набора данных.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Здесь цель состоит в том, чтобы получить код штата с каждого адреса.
Вот шаги, чтобы получить код состояния из адреса с помощью Flash Fill в Excel:
- Выберите ячейку рядом с ячейкой с номером телефона (в данном случае B2).
- В ячейку введите код штата с адреса слева.
- Выберите ячейку прямо под той, в которую вы ввели данные (в данном случае B3).
- Перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Инструменты для работы с данными» нажмите «Флэш-заливка».
Это мгновенно извлечет все коды состояний в столбце B.
Точно так же вы можете извлекать пин-коды.
Ограничения Flash Fill в Excel
Хотя Flash Fill - замечательный инструмент, важно знать его ограничения, прежде чем использовать его с большими и важными наборами данных:
- Результат Flash Fill статичен. Это означает, что если вы измените исходный набор данных, результат Flash Fill не изменится.
- Flash Fill игнорирует ячейку с пробелом в ней. Если вы используете Flash Fill, убедитесь, что в ячейках, в которых будет отображаться результат, нет пробелов. Если это так, Excel Flash Fill просто проигнорирует это.
- В некоторых случаях Flash Fill может не определять шаблон, что дает неверные результаты. Например, в случае извлечения отчества, если есть имена без какого-либо отчества, Flash Fill даст неверные результаты (как показано ниже).
Ошибка заполнения Excel Flash
Если Flash Fill не может распознать узор, может отображаться ошибка, как показано ниже:
В таком случае вы можете заполнить еще пару ячеек, чтобы Flash Fill мог распознать шаблон, или отказаться от идеи использования Flash Fill и вместо этого использовать функции Excel.
Вам также могут понравиться следующие руководства по Excel:
- Как использовать Fill Handle в Excel.
- Как создать выпадающий список Excel.
- 10 советов по вводу данных в Excel, которые нельзя пропустить.
