Посмотреть видео - Как выделить пустые ячейки в Excel
Когда я получаю файл данных от клиента / коллеги или загружаю его из базы данных, я провожу базовую проверку данных. Я делаю это, чтобы убедиться, что нет недостающих точек данных, ошибок или дубликатов, которые могут привести к проблемам позже.
Одна из таких проверок - найти и выделить пустые ячейки в Excel.
Пустые ячейки в наборе данных могут быть пустыми по многим причинам:
- Данных нет.
- Точки данных были случайно удалены.
- Формула возвращает пустую строку, в результате чего получается пустая ячейка.
Хотя эти пустые ячейки легко обнаружить в небольшом наборе данных, если у вас есть огромный набор с сотнями строк и столбцов, выполнение этого вручную было бы крайне неэффективным и подверженным ошибкам.
В этом уроке я покажу вам различные способы поиска и выделения пустых ячеек в Excel.
Выделите пустые ячейки с помощью условного форматирования
Условное форматирование - отличный способ выделить ячейки на основе их значения при выполнении заданного условия.
Я собираюсь продемонстрировать эти примеры с небольшим набором данных. Однако вы можете использовать те же методы и с большими наборами данных.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Вы можете видеть, что в этом наборе данных есть пустые ячейки.
Вот шаги, чтобы выделить пустые ячейки в Excel (с использованием условного форматирования):
- Выберите данные.
- Перейдите на вкладку "Главная".
- В раскрывающемся списке «Условное форматирование» нажмите «Новое правило».
- В диалоговом окне «Новые правила форматирования» выберите «Форматировать только те ячейки, которые содержат».
- В раскрывающемся списке выберите «Пробелы» (как показано ниже):
- Укажите форматирование (в котором вы хотите выделить пробелы).
- Щелкните ОК.
Это выделит все пустые ячейки в наборе данных.
Обратите внимание, что условное форматирование является динамическим. Это означает, что если применяется условное форматирование и вы удаляете точку данных, эта ячейка будет выделена автоматически.
В то же время такое динамическое поведение связано с накладными расходами. Условное форматирование нестабильно и при использовании с большими наборами данных может замедлить работу вашей книги.
Выберите и выделите пустые ячейки в Excel
Если вы хотите быстро выделить и выделить пустые ячейки, вы можете использовать технику «Перейти к специальному».
Вот шаги, чтобы выбрать и выделить пустые ячейки в Excel:
- Выберите данные.
- Нажмите клавишу F5. Откроется диалоговое окно «Перейти к».
- В диалоговом окне "Перейти" нажмите кнопку "Специальная".
- В диалоговом окне «Перейти к специальному» выберите «Пробелы».
- Щелкните ОК. Это выберет все пустые ячейки в наборе данных.
- Выделив все пустые ячейки, выделите их цветом.
Как уже упоминалось, этот метод полезен, когда вы хотите быстро выделить все пустые ячейки и выделить их. Вы также можете использовать те же шаги, чтобы выбрать все пустые ячейки, а затем заполнить в них 0 или NA или любой другой соответствующий текст.
Обратите внимание, что в отличие от условного форматирования этот метод не является динамическим. Если вы сделаете это один раз, а затем по ошибке удалите точку данных, она не будет выделена.
Использование VBA для выделения пустых ячеек в Excel
Вы также можете использовать короткий код VBA для выделения пустых ячеек в выбранном наборе данных.
Этот метод больше подходит, когда вам нужно часто находить и выделять пустые ячейки в наборах данных. Вы можете легко использовать приведенный ниже код и создать надстройку или сохранить ее в своей личной книге макросов.
Вот код VBA, который выделяет пустые ячейки в выбранном наборе данных:
Код от Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Вот шаги, чтобы поместить этот код VBA в бэкэнд, а затем использовать его для выделения пустых ячеек в Excel:
- Перейдите на вкладку Разработчик и щелкните Visual Basic (или нажмите ALT + F11).
- В редакторе Vb в Project Explorer щелкните правой кнопкой мыши любое имя листа (если вы не видите Project Explorer, нажмите CONTROL + R).
- Перейдите во вкладку "Вставить" и нажмите "Модуль".
- В окне кода модуля скопируйте и вставьте код VBA.
- Закройте редактор VB.
Как запустить код VBA (макрос)?
После того, как вы скопировали и вставили этот макрос, его можно использовать несколькими способами.
Использование диалогового окна макроса
Вот шаги, чтобы запустить этот макрос с помощью диалогового окна Macro:
- Выберите данные.
- Перейдите на вкладку «Разработчик» и нажмите «Макросы».
- В диалоговом окне «Макрос» выберите макрос «HighlightBlankCells» и нажмите «Выполнить».
Использование редактора VB
Вот шаги для запуска этого макроса с помощью редактора VB:
- Выберите данные.
- Перейдите на вкладку Разработчик и щелкните Visual Basic.
- В редакторе VB щелкните в любом месте кода.
- Нажмите кнопку с зеленым треугольником на панели инструментов (или нажмите клавишу F5).
Как я уже упоминал, использование макроса VBA для выделения пустых ячеек - лучший способ, если вам нужно делать это часто. Помимо описанных выше способов запуска макроса, вы также можете создать надстройку или сохранить код в личной книге макросов. Это позволит вам получить доступ к этому коду из любой книги в вашей системе.
