Как автоматически открывать определенный файл Excel при запуске

Хотите, чтобы некоторые файлы Excel открывались автоматически при запуске Excel?

Это могут быть файлы, которые вы открываете каждый день утром (например, лист отслеживания или табель учета рабочего времени), или некоторые файлы, связанные с проектом, которые вам нужно открыть, как только вы запустите Excel.

Хотя у вас всегда есть возможность открыть эти файлы вручную, это всего лишь одна из тех вещей, которые можно сэкономить, если автоматизировать процесс.

И эта автоматизация не требует кода VBA или сложных шагов. Это то, что вы можете сделать за несколько секунд и экономить время каждый день.

Теперь есть два способа автоматически открывать файлы Excel:

1. Когда вы запускаете Excel - рекомендуемые
2. Когда вы запускаете свою систему (Windows)
3. Когда вы открываете файл Excel, и он открывает все связанные с ним файлы (этот метод использует VBA)

В этом руководстве я покажу вам, как открывать определенные файлы Excel при запуске Excel, а также при запуске Windows.

Примечание. Все, что я описываю в этом руководстве, относится к операционной системе Windows. Если вы используете Mac, вы можете попробовать, но я не тестировал это на Mac.

Автоматически открывать файлы при запуске Excel

С помощью Excel вы можете настроить поведение при запуске, чтобы:

1. Запустите Excel и покажите начальный экран (или откройте пустую книгу)
2. Запустите Excel и откройте определенную книгу или шаблон
3. Запустите Excel и откройте все файлы Excel в папке.

При запуске Excel по умолчанию открывается начальный экран, на котором отображаются последние книги и шаблоны (как показано ниже).

Примечание: такое поведение отображения начального экрана при запуске стало стандартным, начиная с Excel 2013 и далее.

На начальном экране вы можете открыть новую книгу или выбрать один из существующих шаблонов в Excel (в этом списке есть несколько полезных шаблонов).

Excel позволяет настроить поведение при запуске, где вы можете указать, хотите ли вы открыть новую пустую книгу (вместо начального экрана), или конкретный файл Excel, или даже все файлы в определенной папке.

Итак, давайте быстро рассмотрим различные варианты и узнаем, как настроить запуск Excel.

Открытие пустого файла при запуске Excel

Когда вы включаете этот параметр, при каждом запуске Excel будет открываться новая пустая книга.

Вот как это включить:

1. Запустите Excel и откройте новую книгу, щелкнув Пустую книгу на начальном экране (или вы можете открыть любую существующую сохраненную книгу)
2. Нажмите на файл
3. Нажмите на Параметры
4. В диалоговом окне «Параметры Excel» убедитесь, что на левой панели выбрано «Общие».
5. Прокрутите вниз до «Параметры запуска» и снимите флажок с надписью «Показывать начальный экран при запуске этого приложения».
6. Щелкните ОК.

Готово!

Теперь, когда вы запускаете Excel, он откроет пустую книгу и не покажет начальный экран.

Открыть конкретную книгу при запуске Excel

В вашей системе есть папка XLStart, которая определяет, какие файлы открывать при запуске Excel.

По умолчанию эта папка пуста, поэтому при запуске Excel отображается начальный экран или пустая книга.

Итак, если вы хотите, чтобы при запуске Excel открывалась определенная книга Excel (или даже несколько книг), вам необходимо поместить эту книгу в эту папку XLStart.

И для этого сначала нужно знать, где найти эту папку XLStart.

Ниже приведены шаги, чтобы получить путь к папке XLStart:

1. Откройте новую книгу или существующую книгу
2. Нажмите на файл
3. Нажмите на Параметры
4. В диалоговом окне Параметры Excel щелкните Центр управления безопасностью (на левой панели диалогового окна).
5. Нажмите на Настройки центра управления безопасностью.
6. В открывшемся диалоговом окне центра управления безопасностью нажмите «Надежные расположения». Это покажет вам все надежные расположения (включая расположение запуска Excel).
7. Дважды щелкните папку «Автозагрузка Excel».
8. Откроется диалоговое окно надежного расположения с расположением папки автозагрузки Excel. Скопируйте это местоположение.
9. Откройте любую папку, введите скопированное место и нажмите Enter. Откроется папка автозагрузки Excel.
10. Поместите файл (или ярлык к файлу), который вы хотите открыть, в этой папке. В приведенном выше примере у меня есть файл Main.xlsx в этой папке, который откроется автоматически, когда я в следующий раз запущу Excel.

После того, как вы выполните все вышеперечисленные шаги и поместите файл в папку автозагрузки Excel, этот файл автоматически откроется при следующем открытии Excel.

Кроме того, если вы хотите открыть несколько файлов, вы можете поместить все файлы в эту папку.

Вот несколько важных вещей, которые следует знать при размещении файлов в папке XLStart:

• При запуске Excel автоматически открываются только те файлы Excel, которые находятся в папке XLStart. Если есть какой-либо файл в подпапке в папке XLStart, эти файлы не открываются.
• Обратите внимание, что в эту папку можно помещать только файлы формата Excel. Если вы поместите файл, который не может быть прочитан Excel, он не откроется, и вы увидите ошибку (формат файла недопустим).
• Если у вас есть файл Excel, в котором есть макрос, который запускается при открытии файла, макрос будет запускаться, даже когда файл открывается, когда он находится в папке XLStart. Если вы не хотите, чтобы макрос запускался, удерживайте клавишу SHIFT и откройте Excel.

Замена файлов в папке автозагрузки Excel

Когда вы добавляете файл в папку автозагрузки Excel, вы не сможете его перезаписать.

Это означает, что после того, как вы добавили файл и в следующий раз откроете Excel, этот файл откроется. И теперь, если вы внесете в него некоторые изменения, а затем попытаетесь сохранить его, он попросит вас сохранить его в другом месте. Вы увидите подсказку, как показано ниже:

Это работает хорошо, поскольку в большинстве случаев файлы, которые вы добавляете в папку автозагрузки Excel, будут шаблонами / форматами, которые вы не хотите изменять. Итак, когда вы работаете с файлом, который открывается автоматически, а затем хотите его сохранить, он попросит вас сохранить его в другом месте.

Но что, если вы хотите сохранить изменения в том же файле (в папке автозагрузки Excel) и хотите, чтобы эти изменения отразились при следующем открытии Excel.

Уловка заключалась бы в том, чтобы сохраните ярлык файла Excel в папке XLStart, а не сам файл Excel.

Автоматически открывать книги в определенной папке

В приведенном выше примере я показал вам, как поместить файл Excel или несколько файлов в папку XLStart. И когда вы открываете Excel, эти файлы открываются автоматически.

Но что, если вы хотите, чтобы файлы в другой папке открывались автоматически при запуске Excel. Это может быть папка проекта или папка шаблона, в которой хранятся ваши файлы повседневного использования. Или это может быть папка на сетевом диске, в которой находятся файлы вашего текущего проекта, которые вы хотите открывать всякий раз, когда открываете Excel.

Excel позволяет указать папку, и он автоматически откроет все файлы в папке при запуске Excel.

Ниже приведены шаги, чтобы указать эту альтернативную папку автозагрузки:

1. Откройте новую книгу или существующую книгу
2. Нажмите на файл
3. Нажмите на Параметры
4. В диалоговом окне «Параметры Excel» нажмите «Дополнительно» (на левой панели диалогового окна).
5. Прокрутите вниз и в разделе «Общие» введите расположение папки в поле с описанием - «При запуске открывать все файлы в:»
6. Нажмите ОК.

Вот и все!

Теперь, когда вы запустите Excel, он автоматически откроет все файлы в этой указанной папке.

Несколько вещей, которые следует знать при использовании этого метода:

1. Вы можете перезаписывать файлы, которые открываются автоматически. Итак, если вы откроете Excel, который открывает все файлы в указанной папке, а затем вы внесете изменение в любой файл и сохраните его, это изменение будет сохранено. И в следующий раз, когда вы откроете Excel, он откроет эти файлы в указанной папке с внесенными вами изменениями.
2. Он будет открывать только файлы в формате Excel. Например, если у вас есть файл MS Word или блокнот, он не откроется.
3. Открываются только файлы в папке (не во вложенных папках)

Я лично считаю, что это может быть источником проблемы, и иногда вы можете вносить изменения, которые вам не нужны. Чтобы предотвратить это, вы можете использовать создание кода VBA, который сохраняет файл с другим именем (возможно, с меткой времени) в другой папке, когда вы его сохраняете.

Вот пример, в котором код VBA используется для создания резервных копий книги всякий раз, когда вы ее сохраняете.

Если есть файл с тем же именем в папке XLStart, а также в папке, которую вы указали для открытия книг, файл в папке XLStart будет открыт.

Открытие шаблонов книги / рабочего листа при запуске Excel

Если есть определенный шаблон, над которым вам нужно работать каждый день, вы можете сохранить этот шаблон и автоматически открывать его при каждом запуске Excel.

Например, если у вас есть шаблон с заранее заданным типом / размером шрифта, верхним / нижним колонтитулом, логотипом компании, заголовками строк / столбцов и т. Д., Вы можете сохранить его как шаблон и автоматически открывать при запуске Excel.

Для этого вам необходимо сохранить файл Excel как шаблон (описанный ниже), а затем поместить этот файл шаблона в папку XLStart или в папку, которую вы указали в качестве альтернативной папки автозагрузки.

Ниже приведены шаги по сохранению книги в качестве шаблона:

1. Откройте новую книгу (или используйте существующую книгу, в которой вы хотите сохранить шаблон)
2. Внесите необходимые изменения в шаблон (например, размер / тип шрифта, верхний / нижний колонтитул, заголовки столбцов / строк, таблицы заполнителей и т. Д.)
3. Перейдите на вкладку Файл.
4. Нажмите "Сохранить как".
5. В диалоговом окне "Сохранить как" щелкните диалоговое окно "Сохранить как тип".
6. Щелкните шаблон Excel (* .xltx).
7. Найдите папку, в которой вы хотите сохранить этот файл шаблона.
8. Нажмите кнопку "Сохранить".

Примечание. На описанных выше шагах мне не удалось сохранить файл непосредственно в папку XLStart. Он показал подсказку, как показано ниже, о том, что у меня нет разрешения на сохранение в этой папке. Но мне удалось сохранить этот файл шаблона в обычной папке, а затем скопировать / вырезать и вставить в папку XLStart. Кроме того, вы также можете сохранить этот файл шаблона в папке (и указать эту папку для автоматического открытия файлов Excel). Здесь описывается создание и использование альтернативных папок.

Запретить автоматическое открытие файлов Excel

Если вы открываете Excel и внезапно открываются какие-то книги, у вас, вероятно, есть одна (или обе) из двух следующих ситуаций:

1. В папке автозагрузки Excel (XLStart) есть файлы.
2. У вас есть альтернативная папка, указанная как папка автозагрузки, в которой есть файлы Excel.

Итак, если вы хотите, чтобы Excel не открывал эти файлы и прибегал к поведению по умолчанию, открывая пустую книгу или экран запуска, вам необходимо проверить две вышеуказанные вещи.

Первое, что нужно проверить, это папку XLStart и удалить в ней все файлы. Если вы знаете, как найти папку XLStart, отлично.

В противном случае выполните следующие действия, чтобы проверить, есть ли файлы в папке XLStart:

1. Откройте новую книгу или существующую книгу
2. Нажмите на файл
3. Нажмите на Параметры
4. В диалоговом окне Параметры Excel щелкните Центр управления безопасностью (на левой панели диалогового окна).
5. Нажмите на Настройки центра управления безопасностью.
6. В открывшемся диалоговом окне центра управления безопасностью щелкните Надежные расположения. Это покажет вам все надежные расположения (включая расположение запуска Excel).
7. Дважды щелкните папку «Автозагрузка Excel». Откроется диалоговое окно надежного расположения с расположением папки автозагрузки Excel.
8. Скопируйте путь к локации
9. Откройте любую папку, введите скопированное место и нажмите Enter. Откроется папка автозагрузки Excel.
10. Удалите любой файл в папке.

Это удалит все файлы, которые автоматически открываются при запуске Excel, поскольку они были частью папки XLStart.

Вы можете проверить, решает ли это проблему (закройте все книги Excel и снова запустите Excel).

Если у вас все еще есть файлы, которые открываются автоматически, у вас, вероятно, есть другая папка, указанная в качестве папки автозагрузки.

Ниже приведены шаги по удалению любой папки из папки автозагрузки по умолчанию:

1. Откройте новую книгу или существующую книгу
2. Нажмите на файл
3. Нажмите на Параметры
4. В диалоговом окне «Параметры Excel» нажмите «Дополнительно» (на левой панели диалогового окна).
5. Прокрутите вниз и в разделе «Общие» удалите любое расположение папки в поле с описанием - «При запуске открывать все файлы в:»
6. Нажмите ОК.

Автоматическое открытие файлов Excel при запуске компьютера / ноутбука

Так же, как у нас есть папка XLStart, которая автоматически открывает в ней файлы Excel, есть и папка автозагрузки для Windows.

Эта папка часто используется для открытия определенных программ, которые вы хотите автоматически открывать при запуске вашей системы, например, браузера или программ Microsoft, таких как Excel или PowerPoint.

Вы также можете использовать эту папку для открытия определенных файлов Excel сразу после запуска компьютера.

Для этого вам нужно скопировать файл (или ярлык этого файла) и поместить его в папку автозагрузки.

Ниже приведены шаги по открытию папки автозагрузки в Windows 8 и 10:

1. Откройте диалоговое окно «Выполнить» Windows (используйте сочетание клавиш Windows Key + R или просто введите «Выполнить» в строке поиска в левом нижнем углу вашей системы).
2. В диалоговом окне «Выполнить» скопируйте и вставьте следующий путь - % AppData% \ Microsoft \ Windows \ Меню Пуск \ Программы \ Автозагрузка
3. Нажмите клавишу Enter или щелкните OK.

Приведенные выше шаги откроют папку автозагрузки Windows. Теперь поместите файлы Excel или ярлык для файлов Excel, которые вы хотите открыть, как только Windows запустится.

Вы также можете добиться того же, добавив файл в папку XLSart или используя альтернативную папку (обе они описаны выше в этом руководстве), а затем добавить ярлык для программы Excel в папку автозагрузки Windows. Это заставляет Excel запускаться при запуске Windows (потому что у вас есть ярлык Excel в папке автозагрузки Windows), который, в свою очередь, открывает файлы в папке XLStart.

Если вы используете Windows 7, вы можете найти инструкцию по открытию папки автозагрузки здесь.

Открытие связанных файлов Excel при открытии определенной книги (с помощью VBA)

В предыдущих разделах я рассказал, как открывать файлы при запуске Excel.

В этой части руководства я покажу вам, как открывать все связанные файлы, когда вы открываете определенную книгу Excel.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете открыть мастер-трекер, и он одновременно откроет некоторые связанные файлы (например, лист статуса проекта, анализ затрат и результатов проекта или книгу планирования проекта).

Вы поняли!

Для этого вы можете использовать простой код VBA и указать файлы, которые вы хотите открыть.

Ниже приведен код, который откроет связанный файл Tracker.xlsx, когда вы откроете файл, в котором находится этот код:

Private Sub Workbook_Open () Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test File A.xlsx" End Sub

В приведенном выше коде событие открытия книги используется для запуска кода сразу после открытия книги. Вы должны указать точный путь к файлу (включая расширение файла).

Если вы хотите, чтобы открывалось несколько файлов, вы можете добавить несколько строк кода, каждая из которых указывает расположение файла.

Например, приведенный ниже код откроет три файла, когда вы откроете, в котором находится этот код:

Private Sub Workbook_Open () Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File A.xlsx" Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File B.xlsx" Workbooks .Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File C.xlsx" End Sub

Куда поставить этот код?

Этот код необходимо поместить в книгу, которая при открытии инициирует открытие связанной книги (адрес которой указан в коде).

Ниже приведены шаги по размещению кода в книге:

1. Открыв книгу, удерживайте клавишу ALT, а затем нажмите клавишу F11. Это откроет редактор VB.
2. В редакторе VB дважды щелкните объект ThisWorkbook (который будет указан как один из объектов на панели Project Explorer). Это откроет окно кода для объекта ThisWorkbook. Если вы не видите панель Project Explorer, нажмите «View» в строке меню, а затем нажмите «Project Explorer».
3. В окне кода скопируйте и вставьте приведенный выше код
4. Закройте редактор VB

Когда вы поместите приведенный выше код в окно кода «ThisWorkbook», всякий раз, когда эта книга открывается, этот код VBA будет выполняться, что, в свою очередь, откроет указанные файлы Excel.