✅ 10 советов по вводу данных в Excel, которые нельзя пропустить

Содержание

# 1 Используйте форму ввода данных Excel
# 2 Быстрый ввод чисел с фиксированными десятичными числами
# 3 Автоматическое добавление порядковых номеров к числам
# 4 Заполните, используя Control + D
# 5 Быстрый ввод даты / времени в ячейки Excel
# 6 Control + Enter для заполнения всего выделения содержимым активной ячейки
# 7 Alt + стрелка вниз, чтобы получить список всех уникальных значений в этом столбце
# 8 Быстро просматривайте несколько вкладок рабочего листа в книге
# 9 Ввод длинного текста с использованием сокращений
# 10 Ввод данных в несмежных диапазонах

Excel - потрясающий инструмент с увлекательными возможностями для анализа данных (будь то функции, диаграммы или информационные панели). Простота ввода и хранения данных в Excel делает его привлекательным выбором.

В этом сообщении блога я перечислил 10 полезных советов по вводу данных в Excel, которые сделают вас более эффективными и сэкономят много времени.

# 1 Используйте форму ввода данных Excel

Форма ввода данных Excel позволяет добавлять записи в существующий набор данных. Это дает всплывающую форму, которую может заполнить пользователь. Это особенно удобно, когда в наборе данных много столбцов, и вам придется снова и снова прокручивать вправо и влево при вводе точек данных.

Функция формы данных еще не доступна на ленте Excel. Сначала нам нужно сделать его доступным, добавив его на панель быстрого доступа.

Добавление формы ввода данных Excel на панель быстрого доступа

Перейдите на панель быстрого доступа, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Настроить панель быстрого доступа».
В диалоговом окне параметров Excel выберите все команды и перейдите к форме. Выберите «Форма» и нажмите «Добавить». Это добавит значок формы данных на панель быстрого доступа.

Использование формы ввода данных Excel

Выберите любую ячейку в диапазоне данных и щелкните значок формы данных на панели быстрого доступа.
В форме всплывающих данных все заголовки столбцов перечислены по вертикали. Заполните данные в соседнем текстовом поле для каждого заголовка.
После того, как вы ввели данные, нажмите Enter.
Щелкните New, чтобы добавить новую запись.

Используя форму ввода данных Excel, вы также можете перемещаться по существующим данным (строка за строкой) или находить данные, задавая критерии (попробуйте это, нажав кнопку критериев).

# 2 Быстрый ввод чисел с фиксированными десятичными числами

Если вы находитесь в ситуации, когда вам нужно вручную вводить данные в Excel, которые также имеют десятичную часть, этот трюк может быть очень полезным. Например, предположим, что вам нужно ввести оценки учащихся в процентах с точностью до 2 десятичных знаков. Вы можете включить функцию, в которой вы просто вводите числа, не беспокоясь о том, чтобы каждый раз нажимать клавишу с точкой. Чтобы включить это:

Перейдите в файл -> Параметры.
В диалоговом окне «Параметры Excel» выберите «Дополнительно».
В дополнительных параметрах установите флажок «Автоматически вставлять десятичную точку».
Укажите желаемое количество десятичных знаков (например, в данном случае 2).

Теперь, когда вы вводите любое число, Excel автоматически ставит последние 2 цифры после десятичной дроби. Таким образом, 1 становится 0,01, 10 становится 0,1, 100 становится 1, 2467 становится 24,67 и так далее …

Когда вы закончите ввод данных, просто отключите его, сняв отметку с той же опции.

# 3 Автоматическое добавление порядковых номеров к числам

Да, вы можете использовать комбинацию функций Excel (таких как VALUE, RIGHT, IF, OR) для добавления порядковых номеров («st» в 1-м, «nd» во 2-м и т. Д.…).

Вот формула:

= A1 & ЕСЛИ (OR (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), «th», IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), CHOOSE (ВПРАВО (A1), «st», «nd», «rd»), «th»))

# 4 Заполните, используя Control + D

Это изящный трюк с вводом данных в Excel. Если вам нужно скопировать указанную выше ячейку, просто нажмите Control + D.

Он копирует содержимое, а также форматирование. Если в ячейке выше есть формула, она копируется (с измененными ссылками).

Это также работает более чем с одной ячейкой. Поэтому, если вы хотите скопировать всю строку выше, выберите текущую строку и нажмите Control + D.

Если вы выберете более одной ячейки / ячеек, то выделенная выше ячейка копируется во все ячейки.

Смотрите также: 200+ сочетаний клавиш в Excel.

# 5 Быстрый ввод даты / времени в ячейки Excel

Не помните текущую дату? Не волнуйтесь, просто нажмите Control +; (ключ с точкой с запятой), и он введет текущую дату в ячейку.

Точно так же вы можете ввести текущее время, используя ярлык Ctrl + Shift +: (ключ с двоеточием)

Помните, что это абсолютные значения, и они не изменятся при изменении даты или времени. Если вы хотите иметь динамическое значение даты и времени, которое изменяется при открытии книги или при повторном вычислении, используйте функции СЕГОДНЯ и СЕЙЧАС.

Также см: Как автоматически вставить дату и время в Excel.

# 6 Control + Enter для заполнения всего выделения содержимым активной ячейки

Когда вы выбираете несколько ячеек в Excel, одна из ячеек со светлым оттенком (по сравнению с оставшимися выделенными ячейками) становится активной. Если вы вводите что-то в активной ячейке, когда выбор сделан, и нажимаете Control + Enter, значение вставляется во все выбранные ячейки.

Это верно и для формул. Если вы введете формулу в активную ячейку и нажмете Control + Enter, все ячейки получат эту формулу (с настроенными ссылками).

# 7 Alt + стрелка вниз, чтобы получить список всех уникальных значений в этом столбце

Это может сэкономить время, которое в противном случае вы могли бы потратить на набор текста. Предположим, вы вводите данные в столбец со статусом активности («Выполнено», «Завершено»). Вместо того, чтобы вводить статус снова и снова, вам просто нужно ввести его в пару ячеек, а затем вы можете использовать сочетание клавиш Alt + стрелка вниз. Он дает вам список всех уникальных записей, и вы можете быстро выбрать их из списка.

Если вы хотите выбрать один из заранее заданных параметров, вы можете создать раскрывающийся список.

# 8 Быстро просматривайте несколько вкладок рабочего листа в книге

Это экономит массу времени. Просто используйте сочетание клавиш Control + Page Up / Page Down для навигации по нескольким вкладкам рабочего листа в книге.

См. Также: 200+ сочетаний клавиш в Excel.

# 9 Ввод длинного текста с использованием сокращений

Если вам нужно снова и снова вводить длинные имена или ключевые слова на листе, этот трюк пригодится.

Например, вы можете захотеть, чтобы всякий раз, когда вы вводите ABC, Excel автоматически заменял его на ABC Technology Corporation Limited.

Что-то вроде того, что показано ниже:

Эту функцию можно включить с помощью параметров автозамены. Прочтите, как его включить.

# 10 Ввод данных в несмежных диапазонах

Предположим, у вас есть шаблон, показанный ниже, и вам нужно ввести данные во все ячейки, выделенные красным, в порядке, указанном стрелками.

Вот быстрый способ сделать это:

Выделите все ячейки, в которые нужно ввести данные (нажмите control и затем выберите одну за другой).
- Начните со второй ячейки в вашей последовательности ввода данных (начинаются с D3). Наконец, выберите первую ячейку B3 (где начинается ввод данных).
После выбора перейдите в поле имени (слева от строки формул).
Введите любое имя без пробелов.
Это оно!! Выберите именованный диапазон, щелкнув раскрывающееся поле имени. Теперь начните вводить свои данные и использовать Enter / Tab чтобы перейти к следующей ячейке.

Подробнее об этом трюке.

Это мои десять лучших советов по вводу данных в Excel, которые могут значительно повысить вашу продуктивность и сэкономить время.

Вам также могут понравиться следующие советы по Excel: