В Excel есть много возможностей для сортировки данных.
И один из этих вариантов позволяет вам сортировать данные по цвету ячейки.
Например, в приведенном ниже наборе данных вы можете отсортировать по цвету, чтобы получить имена всех студентов, которые вместе набрали более 80 баллов вверху, и всех студентов, набравших меньше 35 вместе внизу.
С помощью функции сортировки в Excel вы можете сортировать по цвету в ячейке.
В этом уроке я покажу вам различные сценарии, в которых вы можете сортировать по цвету, и точные шаги, которые вам нужно сделать для этого.
Обратите внимание, что в этом руководстве я взял примеры, в которых я сортирую по числовым значениям. Однако эти методы отлично работают, даже если вместо чисел у вас есть текст или даты.
Сортировка по одному цвету
Если в вашем наборе данных есть только один цвет, вы можете легко отсортировать его по нему.
Ниже представлен набор данных, в котором все студенты, набравшие более 80 баллов, выделены зеленым цветом.
Вот шаги для сортировки по цвету ячеек:
- Выберите весь набор данных (A1: B11 в этом примере)
- Перейдите на вкладку "Данные".
- Нажмите на опцию «Сортировать». Откроется диалоговое окно «Сортировка».
- Убедитесь, что в диалоговом окне «Сортировка» выбрано «Мои данные содержат заголовки». Если у ваших данных нет заголовков, вы можете не устанавливать этот флажок.
- Щелкните раскрывающийся список «Сортировать по» и выберите «Отметки». Это столбец, по которому мы хотим сортировать данные.
- В раскрывающемся списке «Сортировка» нажмите «Цвет ячейки».
- В раскрывающемся списке «Порядок» выберите цвет, по которому вы хотите отсортировать данные. Поскольку в нашем наборе данных только один цвет, он показывает только один цвет (зеленый)
- Во втором раскрывающемся списке в разделе «Порядок» выберите «Сверху». Здесь вы указываете, хотите ли вы, чтобы все цветные ячейки были вверху набора данных или внизу.
- Щелкните ОК.
Вышеупомянутые шаги дадут вам набор данных, как показано ниже.
Обратите внимание, что сортировка на основе цвета только переупорядочивает ячейки, чтобы собрать вместе все ячейки одного цвета. Остальные клетки остаются как есть.
Этот метод работает для ячеек, которые вы выделили вручную (присвоив им цвет фона), а также для ячеек, в которых цвет ячейки определяется правилами условного форматирования.Сортировка по нескольким цветам
В приведенном выше примере у нас были только ячейки одного цвета, которые нужно было отсортировать.
И вы можете использовать ту же методологию для сортировки, когда у вас есть ячейки с несколькими цветами.
Например, предположим, что у вас есть набор данных, как показано ниже, где все ячейки, в которых метки больше 80, окрашены в зеленый цвет, а те, в которых метки меньше 35, имеют красный цвет.
И вы хотите отсортировать эти данные так, чтобы у вас были все ячейки с зеленым вверху и все с красным внизу.
Ниже приведены шаги для сортировки по нескольким цветам в Excel:
- Выберите весь набор данных (A1: B11 в этом примере)
- Щелкните вкладку Данные.
- Нажмите на опцию Сортировка. Откроется диалоговое окно «Сортировка».
- Убедитесь, что в диалоговом окне «Сортировка» выбрано «Мои данные содержат заголовки». Если у ваших данных нет заголовков, вы можете не устанавливать этот флажок.
- Щелкните раскрывающийся список «Сортировать по» и выберите «Отметки». Это столбец, по которому мы хотим сортировать данные.
- В раскрывающемся списке «Сортировка» нажмите «Цвет ячейки».
- В раскрывающемся списке «Порядок» выберите первый цвет, по которому вы хотите отсортировать данные. Он покажет все цвета, которые есть в наборе данных. Выберите зеленый.
- Во втором раскрывающемся списке в разделе «Порядок» выберите «Сверху».
- Нажмите кнопку «Добавить уровень». Это сделано для добавления еще одного условия сортировки (так как мы хотим сортировать по двум цветам). Нажатие на эту кнопку добавит еще один набор параметров сортировки.
- Щелкните раскрывающийся список «Затем по» и выберите «Отметки».
- В раскрывающемся списке «Сортировка» нажмите «Цвет ячейки».
- В раскрывающемся списке «Порядок» выберите второй цвет, по которому вы хотите отсортировать данные. Он покажет все цвета, которые есть в наборе данных. Выберите красный.
- Во втором раскрывающемся списке в разделе «Порядок» выберите «Внизу».
- Нажмите ОК.
Вышеупомянутые шаги сортируют данные со всем зеленым вверху и всеми красными внизу.
Разъяснение: Сортировка по цвету работает как с числами, так и с текстовыми данными. Вы можете подумать, что можете достичь результатов, показанных выше, просто отсортировав данные на основе значений. Хотя это будет работать в этом конкретном сценарии, представьте, что у вас есть огромный список клиентов / заказчиков / продуктов, которые вы выделили вручную. В этом случае числовое значение отсутствует, но вы все равно можете сортировать по цвету ячеек.Сортировка по цвету шрифта
Еще одна удивительная особенность сортировки в Excel - это то, что вы также можете сортировать по цвету шрифта в ячейках.
Хотя это не так распространено, как получение данных с окрашенными ячейками, многие люди все же этим занимаются. В конце концов, достаточно одного щелчка мышки, чтобы изменить цвет шрифта.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите отсортировать эти данные, чтобы собрать все ячейки красного цвета вместе.
Ниже приведены шаги для сортировки по цвету шрифта в Excel:
- Выберите весь набор данных (A1: B11 в этом примере)
- Перейдите на вкладку "Данные".
- Нажмите на опцию Сортировка. Откроется диалоговое окно «Сортировка».
- Убедитесь, что в диалоговом окне «Сортировка» выбрано «Мои данные содержат заголовки». Если у ваших данных нет заголовков, вы можете не устанавливать этот флажок.
- Щелкните раскрывающееся меню «Сортировать по» и выберите «Отметки». Это столбец, по которому мы хотим сортировать данные.
- В раскрывающемся списке «Сортировать по» нажмите Цвет шрифта.
- В раскрывающемся списке «Порядок» выберите цвет, по которому вы хотите отсортировать данные. Поскольку в нашем наборе данных только один цвет, он показывает только один цвет (красный)
- Во втором раскрывающемся списке в разделе «Порядок» выберите «Сверху». Здесь вы указываете, хотите ли вы, чтобы все цветные ячейки были вверху набора данных или внизу.
- Щелкните ОК.
Вышеупомянутые шаги сортируют данные со всеми ячейками с красным шрифтом вверху.
Сортировка на основе значков условного форматирования
Условное форматирование позволяет вам добавить слой визуальных значков, которые могут сделать ваши данные или ваши отчеты / информационные панели намного лучше и удобнее для чтения.
Если у вас есть такие данные со значками условного форматирования, вы также можете отсортировать эти данные на основе значков.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Ниже приведены шаги для сортировки по значкам условного форматирования:
- Выберите весь набор данных (A1: B11 в этом примере)
- Перейдите на вкладку "Данные".
- Нажмите на опцию Сортировка. Откроется диалоговое окно «Сортировка».
- Убедитесь, что в диалоговом окне «Сортировка» выбрано «Мои данные содержат заголовки». Если у ваших данных нет заголовков, вы можете не устанавливать этот флажок.
- Щелкните раскрывающийся список «Сортировать по» и выберите «Отметки». Это столбец, по которому мы хотим сортировать данные.
- В раскрывающемся списке «Сортировка по» нажмите «Значок условного форматирования».
- В раскрывающемся списке «Порядок» выберите значок, по которому вы хотите отсортировать данные. Он покажет все значки, которые есть в наборе данных. Сначала выберите зеленый.
- Во втором раскрывающемся списке в разделе «Порядок» выберите «Сверху».
- Нажмите кнопку «Добавить уровень». Это сделано для добавления еще одного условия сортировки (так как мы хотим сортировать по трем значкам). Нажатие на эту кнопку добавит еще один набор параметров сортировки.
- Щелкните раскрывающийся список «Затем по» и выберите «Отметки».
- В раскрывающемся списке «Сортировка по» нажмите «Значки условного форматирования».
- В раскрывающемся списке «Порядок» выберите второй значок, по которому вы хотите отсортировать данные. Он покажет все значки, которые есть в наборе данных. Выберите желтый.
- Во втором раскрывающемся списке в разделе «Порядок» выберите «Сверху».
- Нажмите кнопку «Добавить уровень». Это сделано для добавления еще одного условия сортировки. Нажатие на эту кнопку добавит еще один набор параметров сортировки.
- Щелкните раскрывающийся список «Затем по» и выберите «Отметки».
- В раскрывающемся списке «Сортировка по» нажмите «Значки условного форматирования».
- В раскрывающемся списке «Порядок» выберите третий значок, по которому вы хотите отсортировать данные. Он покажет все значки, которые есть в наборе данных. Выберите красный.
- Во втором раскрывающемся списке в разделе «Порядок» выберите «Сверху».
- Щелкните ОК.
Вышеупомянутые шаги отсортируют набор данных и предоставят вам все похожие значки вместе.
Сохранение исходного порядка данных
При сортировке данных вы теряете исходный порядок набора данных.
Если вы хотите сохранить и исходный набор данных, лучше всего создать копию данных, а затем выполнить сортировку скопированных данных.
Еще один способ убедиться, что вы можете вернуть исходные данные, - это вставить столбец с номерами строк.
После добавления этого столбца используйте его при сортировке данных.
Если вам понадобится вернуть исходный порядок данных на более позднем этапе, вы можете легко отсортировать эти данные по столбцам с числами.
Хотите узнать больше о сортировке данных в Excel. Вот обширное руководство по сортировке в Excel, которое охватывает множество тем, таких как сортировка по тексту / датам / числам, сортировка слева направо, сортировка на основе частичного текста, сортировка с учетом регистра, многоуровневая сортировка и гораздо более.
